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En 1971, le tout premier e-mail a été envoyé d'un ordinateur à un autre. Maintenant, 269 milliards d'e-mails sont envoyés chaque jour.
Il est impossible d'imaginer combien de ces e-mails sont inutiles. Combien ne servent qu'à semer la confusion. Pour brûler encore plus d'attention et de patience de leurs destinataires.
Mais une chose est sûre : si plus de personnes commençaient à répondre efficacement aux e-mails, nous serions tous enchaînés un peu moins à nos boîtes de réception et notre anxiété par e-mail serait un peu moins débilitante.
La solution la plus évidente ici n'est pas seulement la 'réponse en ligne', mais la réponse en ligne correctement . La réponse en ligne est l'endroit où vous répondez dans le corps principal de l'e-mail, plutôt que d'écrire votre propre e-mail à partir de zéro.
La réponse en ligne est quelque chose que la plupart d'entre nous faisons déjà de temps en temps. Mais nous devrions répondre en ligne loin plus souvent. Et nous devrions le faire avec quelques règles à l'esprit pour garder ces fils de discussion complexes organisés et faciles à suivre.
Nous répondons à un e-mail incorrect
L'opposé de la réponse en ligne est ce que l'on appelle souvent « la meilleure publication ». C'est là que vous appuyez sur répondre à un e-mail et commencez simplement à taper en haut de la zone de texte. C'est ainsi que se compose la majorité des e-mails d'aujourd'hui. Mais à moins que vous n'ayez affaire à des conversations par e-mail extrêmement simples, les premières publications peuvent causer toutes sortes de problèmes.
Tout d'abord, lors de la première publication, se référer à l'e-mail d'origine devient un énorme problème, ce qui implique de parcourir e-mail après e-mail pour trouver ce que vous cherchez. Vous devez ensuite faire défiler jusqu'à l'e-mail que vous êtes en train de rédiger pour peut-être paraphraser ce que vous venez de trouver, hors contexte et manquant souvent de points saillants.
Parfois, un destinataire peut répondre à votre e-mail dans un tout nouveau fil de discussion, ce qui signifie que votre conversation se déroule désormais dans deux ou plusieurs fils de discussion distincts.
Si vous êtes dans une conversation de groupe, les choses deviennent encore plus compliquées. Garder une trace de qui répond à quoi, quand et à quoi correspondaient les réponses celles réponses devient un exploit presque impossible.
La réponse en ligne est la solution
Au lieu de poster en haut alors, nous devrions répondre en ligne -- c'est-à-dire dans le corps du message électronique d'origine. Dans Outlook et Apple Mail, vous pouvez voir le message d'origine dès que vous appuyez sur répondre. Dans Gmail, appuyez simplement sur les trois points en bas de l'écran de rédaction pour afficher la conversation.
Conseil: Pour supprimer la ligne verticale 'devis' de votre réponse dans Gmail, mettez en surbrillance l'intégralité de l'e-mail, puis cliquez sur le bouton retrait moins bouton.
La réponse en ligne résout le problème de devoir faire défiler des masses de messages, car l'e-mail d'origine est inclus et consultable dans le message le plus récent que vous recevez dans cette conversation. Cela signifie que tout est conservé dans son contexte.
De plus, vous n'avez pas à perdre de temps à résumer les réponses d'autres personnes ou à copier-coller des extraits d'e-mails juste pour donner du sens à vos propres réponses. Avec les réponses en ligne, tout est là pour que chacun puisse se référer à tout moment.
Et pour les fils de discussion impliquant plusieurs personnes, distinguer qui a dit quoi, et en réponse à qui, est facile (si c'est fait correctement).
Répondre correctement en ligne
Lorsque la plupart des gens répondent en ligne, ils écrivent simplement leurs réponses à côté du texte auquel ils souhaitent répondre, et ils le mettent en gras ou en rouge.
C'est loin d'être idéal. Dès que quelqu'un ouvre un e-mail en texte brut, il ne peut pas voir cette mise en forme. Et dès qu'il y a plus d'une ou deux personnes dans un fil, les choses peuvent vite devenir compliquées.
Alors, voici un guide rapide sur correctement la réponse en ligne est évolutive et réduira la confusion au minimum.
1. Ne vous fiez pas au formatage
Comme mentionné, dans certains cas, un destinataire peut ne pas être en mesure de voir la mise en forme que vous incluez dans un e-mail (par exemple, il peut préférer le texte brut). Si quelqu'un est daltonien, il peut être difficile de suivre des fils contenant plusieurs couleurs.
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Par tous les moyens, utilisez le formatage pour rendre les réponses plus faciles à trouver lors de l'analyse d'un e-mail. Mais ne compte pas uniquement dessus.
2. Préface Réponses avec votre nom
Plutôt que de vous fier au formatage, prenez l'habitude de faire précéder toutes vos réponses de votre nom et, si vous avez besoin d'être particulièrement organisé, de la date. Demandez à tous les destinataires de faire de même.
Actuellement, dans Gmail, vous n'avez pas d'autre choix que de saisir votre nom manuellement. Il en va de même pour l'application Apple Mail toujours fade.
Si vous utilisez Outlook, cependant, il existe une fonctionnalité pour faire précéder automatiquement vos réponses de votre nom. Pour ce faire, rendez-vous sur Fichier > Options > Courrier . Ensuite aller à Réponses et transfert , vérifier la Préfacer les commentaires avec et tapez votre nom dans la zone de texte. Lorsque vous répondez dans le corps d'un e-mail, votre nom apparaîtra automatiquement entre parenthèses.
Mailbird a également cette option par défaut.
3. Utilisez des sauts de ligne, s'il vous plaît
Chaque fois que vous laissez une réponse en ligne, celle-ci doit être insérée sur une nouvelle ligne plutôt qu'insérée au milieu d'une phrase ou à la fin d'un paragraphe.
Cela permet aux autres personnes de répondre plus facilement à vos commentaires et simplifie considérablement l'analyse de la conversation qui se déroule autour de chaque point.
4. Indenter les réponses à plusieurs niveaux
Lorsque plusieurs points sont traités dans un seul e-mail, vous aurez plusieurs fils de discussion dans un seul message.
Pour que celles-ci restent organisées, vous devez mettre en retrait les réponses en fil de discussion afin qu'il soit évident quels commentaires se rapportent à chaque point. Personnellement, je trouve que l'utilisation de crochets angulaires (>) est les caractères les plus intuitifs ici, car les puces peuvent ne pas apparaître dans les e-mails en texte brut.
Cela vous évitera beaucoup d'efforts pour déterminer à quelle partie de la conversation vous devez prêter attention.
5. Dernier recours : utilisez un meilleur outil
Personne ne prétend que les réponses en ligne sont la solution parfaite ici. Mais si vous n'avez pas d'autre choix que d'utiliser le courrier électronique, prenez le temps d'écrire des courriers électroniques efficaces et efficients . Sur la base des raisons ci-dessus, la réponse en ligne est le meilleur moyen de faire avancer les projets. Cela aide également tout le monde à suivre plusieurs conversations dans les fils de discussion sans avoir à perdre du temps à parcourir de longues listes d'e-mails passés.
Si vous trouvez que même les réponses en ligne deviennent trop complexes, ou si vos collègues ne peuvent pas prendre l'habitude de répondre correctement en ligne, il est peut-être temps de chercher un autre outil.
Des outils de communication tels que Mou , Geindre , et Se blottir faciliter les communications d'équipe complexes. Plutôt que de continuer à lutter avec le courrier électronique, il est peut-être temps d'essayer l'un d'entre eux.
Faire connaitre
Lorsque vous adoptez ces règles de réponse en ligne simples, de nombreux destinataires apprécieront l'efficacité de ce comportement de courrier électronique et commenceront à imiter votre approche naturellement.
S'ils ne copient pas naturellement votre étiquette d'e-mail réfléchie, cependant, tirez-les dessus. Envoyez-leur cet article. Décrivez comment vous voulez qu'ils répondent et expliquez que cela vous évitera des tonnes de messages mal compris, une perte de temps et une perte de contexte.
Il n'y a vraiment aucun inconvénient.
Pensez-vous que ces règles vous aideront à rester au top des fils de discussion complexes ? Y a-t-il d'autres conseils de réponse en ligne qui, selon vous, seraient utiles ?
Crédit d'image: sangoiri/ Depositphotos
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Rob Nightingale est diplômé en philosophie de l'Université de York, au Royaume-Uni. Il a travaillé en tant que responsable des médias sociaux et consultant pendant plus de cinq ans, tout en donnant des ateliers dans plusieurs pays. Au cours des deux dernières années, Rob a également été rédacteur technologique, responsable des médias sociaux et rédacteur en chef de la newsletter de MakeUseOf. Vous le trouverez généralement en train de parcourir le monde, d'apprendre le montage vidéo et d'expérimenter la photographie.
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