Comment créer des rapports et des documents professionnels dans Microsoft Word

Comment créer des rapports et des documents professionnels dans Microsoft Word
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Si Microsoft Office avait été un pays, il aurait été le troisième pays le plus peuplé du monde. 1,2 milliard de personnes utiliser une seule suite d'applications est ahurissant. Et, ils « parlent » 107 langues !





Mais en ce moment, vous et moi parlons en anglais et nous allons parler de l'outil le plus populaire de l'arsenal de Microsoft Office -- Microsoft Word 2016 .





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Cet éditeur de documents est utilisé pour écrire une variété de documents. De la simple candidature au CV nécessaire. D'une simple liste de seaux à un mémo de bureau. Nous pensons pouvoir travailler avec Word. Mais c'est lorsque nous nous asseyons pour rédiger un rapport professionnel sérieux, que nous découvrons un fait important.





La rédaction de rapports professionnels nécessite un ensemble différent de compétences.

Alors, posez-vous la question -- pouvez-vous passer d'un document unique à un rapport volumineux ? Connaissez-vous toutes les fonctionnalités de Microsoft Word qui vous aideront à gérer ce projet de document à grande échelle ? Pouvez-vous collaborer au travail avec les autres membres de l'équipe ?



Vous pouvez être un étudiant, un propriétaire de petite entreprise ou un employé de bureau... vous devrez créer un rapport ou un document formaté de manière professionnelle. Ce guide MakeUseOf vous aidera à mettre à jour vos techniques et à affiner votre approche de conception.

Dans ce guide :

Rédaction d'un rapport - introduction | La liste de contrôle du rapport





Outils Microsoft Word utiles - Pâte Spéciale | Chercheur | Geler des parties de votre document

Travail sur la mise en page et la conception - Introduction | Page de Couverture | Table des matières | En-tête et pied de page | Numéros de page | Style de police | Style de paragraphe | Sauts de page | Styles et thèmes | Légendes | Pièces rapides | Bordures de page





Références et collaboration - Indice | Bibliographies | Référencement croisé | commentaires

Finalisez votre rapport - Signatures | Filigranes | Lecture seulement | Imprimer en PDF

L'étape suivante - Conclusion

Rédaction d'un rapport

La rédaction d'un rapport implique la recherche, puis la publication du résultat de cette analyse. Dans le monde professionnel, le « look » ou l'apparence de ce que vous publiez est primordial. Le résultat final agréable à l'œil pourrait rehausser votre réputation et rehausser votre marque personnelle.

Les étapes ci-dessous vous guideront à travers les fonctionnalités expertes de Microsoft Word 2016. Passez beaucoup de temps sur un plan. Commencez par ces directives…

Étape 1 : Décidez du but

Avant de commencer le rapport, vous devez d'abord savoir pourquoi vous l'écrivez en premier lieu. Les rapports sont de toutes sortes, mais ils sont soit destinés à informer, soit à persuader. Il peut être destiné à décrire un processus technique, à partager des informations de base ou à démontrer les progrès d'un projet.

Demande toi - Quoi et Pourquoi . Cela vous aidera à résumer le but à un seul point principal et à vous y tenir au lieu de radoter avec des détails inutiles.

Étape 2 : Identifiez votre public

La deuxième considération importante est d'évaluer votre auditoire. Seront-ils capables de comprendre de quoi vous parlez ? Y a-t-il différents niveaux de lecteurs qui liront le rapport ? Les connaissances du lecteur sur le sujet influenceront grandement les informations que vous devez inclure.

Décidez du public principal, puis écrivez le rapport au niveau technique adéquat. Le public secondaire peut être soutenu par des informations supplémentaires à la fin du rapport.

Étape 3 : Connaître votre sujet

Vous devez savoir de quoi vous parlez. Alors, faites des recherches sur le sujet et incluez toutes les informations pertinentes pour prouver votre point de vue. Assurez-vous d'arriver à une conclusion basée sur des faits et non sur une opinion personnelle. Les informations doivent être correctes, à jour et bien référencées.

Utilisez également une variété de ressources telles que des revues, des articles de journaux, des livres, des sites Web, des brochures, des données brutes, des rapports annuels et des discours pour vous aider à soutenir votre point de vue. Ne t'en tiens pas à Wikipédia.

Étape 4 : Décrivez le rapport

Vous avez fait la recherche. Il y a une tonne d'informations qui attendent d'être saisies et imprimées. Mais attendez! Ne vous noyez pas avant d'entrer dans l'eau. Préparez le contour final du rapport qui sera la carte des points de cheminement pour vous aider à naviguer du début à la fin. Le contour est le plan. Il vous donnera une vue plongeante sur la terre et vous montrera également où vous devez remplir les détails.

La structure d'un rapport d'idée peut inclure les éléments suivants :

  • Titre de page
  • Résumé
  • Table des matières
  • introduction
  • Le corps du rapport
  • Conclusion
  • Recommandations
  • annexe
  • Bibliographie et références

Microsoft Word Plan du document est une fonctionnalité puissante qui peut vous aider à organiser un document avant même de commencer à le remplir avec des recherches. Profiter de modèles de brainstorming et de cartographie conceptuelle trop.

Étape 5 : Rédiger, éditer, relire et terminer

Une fois que vous avez structuré votre rapport, il est temps de remplir les en-têtes avec du contenu. Personnellement, je trouve qu'il est préférable d'aborder un peu chaque section, puis de la compléter avec des informations. Vous pouvez le faire si vous le souhaitez ou terminer chaque section au fur et à mesure que vous descendez dans la structure du rapport. Assurez-vous de vous concentrer sur la présentation de vos idées et sur l'utilisation de preuves à l'appui plutôt que sur l'orthographe et la grammaire en premier. Décrivez votre argument et écrivez quelques phrases qui reflètent vos idées principales. Si vous trouvez quelque chose qui mérite d'être cité, citez-le.

Une fois que la majorité de votre texte est écrite, il est maintenant temps de le lire et de vous assurer qu'il coule bien. Assurez-vous de guider la compréhension du lecteur avec des mots de transition tels que « Ces informations montrent… », « En d'autres termes… », « De même… » et mettez en évidence les points pertinents et clés.

Enfin, passez du temps à relire, vérifier la grammaire et l'orthographe , et revérifiez toutes les informations pertinentes et leur flux logique. Il est préférable de laisser au moins une journée pour vérifier et relire votre travail. N'essayez pas de le modifier juste après que vous pensez avoir terminé, car vous aurez tendance à manquer de lire ce que vous avez écrit. Dormez un peu et relisez-le le lendemain.

La liste de contrôle du rapport

Avant d'aller soumettre ou remettre votre rapport sur lequel vous avez travaillé si dur, assurez-vous d'avoir fait ce qui suit :

  • Remplir la page de titre avec le titre, votre nom, la date, à qui s'adresse le rapport et une description possible de l'objet du rapport.
  • La page de contenu a des en-têtes appropriés et les numéros de pages sont corrects.
  • Assurez-vous que l'introduction couvre les points clés, la portée du rapport et l'objectif qu'il veut atteindre.
  • Vous avez ajouté des légendes au-dessus des tableaux et au-dessous des images/graphiques.
  • Le contenu du rapport présente-t-il les informations de manière claire, logique, factuelle, reste-t-il pertinent, est-il pertinent ?
  • La conclusion énonce-t-elle les résultats, reformule-t-elle l'idée principale et n'inclut-elle aucune nouvelle information ?
  • Les titres et sous-titres sont-ils clairement étiquetés ?
  • Les devis sont-ils pertinents, à jour et correctement référencés ?
  • Avez-vous utilisé des sauts de page le cas échéant ?

Maintenant, lançons Microsoft Word et vous présentons les fonctionnalités qui vous aideront à reconstituer le brouillon de votre rapport et à le présenter comme un document professionnel.

Fonctionnalités utiles de Microsoft Word pour la rédaction de rapports

Prenez-les comme des bouchées et maîtrisez-les un par un.

Microsoft Word est un gros obusier avec de nombreux écrous et boulons. Concentrons-nous sur les compétences clés et les outils dont vous aurez besoin pour planifier, préparer et présenter le rapport professionnel. Les fonctionnalités de Microsoft Word que nous aborderons ci-dessous sont également des raccourcis de productivité qui faciliteront votre travail.

Conseil: Utilisez l'assistant « Dites-moi » de Microsoft Word 2016 pour en savoir plus sur les nouvelles fonctionnalités de la suite Office.

Commençons par trois outils préliminaires...

Utiliser Collage spécial

Pour la plupart d'entre nous, lorsque nous devons copier du texte ou une image dans Word, le raccourci CTRL+V fonctionne très bien. Mais parfois, nous pouvons vouloir coller les données copiées dans un autre format, comme les données Excel sous forme d'image. Avec le Pâte Spéciale commande, vous pouvez ignorer ou spécifier le format lorsque vous collez une image, des données de présentation, un tableau ou un objet à partir de tout autre programme dans Word.

Vous travaillerez beaucoup avec des tableaux et des graphiques Excel dans un document professionnel.

Si vous copiez simplement ce que vous voulez et cliquez sur Coller, vous remarquerez qu'il insérera les données sous forme de tableaux. Mais, s'il s'agit d'une grande zone de cellules que vous souhaitez coller et que vous ne souhaitez pas la modifier, vous souhaiterez peut-être la coller en tant qu'image, avec l'option supplémentaire de la modifier.

Dans Microsoft Excel: Sélectionnez et mettez en surbrillance les cellules que vous souhaitez copier > Appuyez sur CTRL+C.

Dans Microsoft Word: Aller à Accueil > Pâte > Pâte Spéciale . Sélectionner Pâte Spéciale et dans la boîte de dialogue, sélectionnez Objet de feuille de calcul Microsoft Office Excel .

Vous pouvez redimensionner les données comme s'il s'agissait d'une image, et si vous double-cliquez, vous pourrez modifier les valeurs. Vous pouvez modifier le tableau ou le graphique et le reconcevoir. Et, si vous mettez à jour les données du graphique ou du tableau dans Excel, vous pouvez actualiser automatiquement le graphique dans Word.

Essayez également le menu contextuel du clic droit. Le menu Collage spécial apparaît :

Il y en a plus options pour importer des données d'Excel dans Word . Les Assistance Microsoft Office page les décrit également en détail.

Utiliser le chercheur

Oui, il y a Google et Wikipédia. Mais passer constamment de Word à votre navigateur peut nuire à votre productivité. Office 2016 apporte une puissante intégration de recherche à ce travail de grognement. Le chercheur peut non seulement vous aider à trouver du contenu dans Microsoft Word, mais aussi vous aider à ajouter rapidement des citations. Il utilise le Bing Knowledge Graph pour trouver le bon contenu pour prendre en charge votre document.

Aller à Ruban > onglet Références et c Choisissez Chercheur . Un volet s'ouvrira sur la droite avec les options de recherche.

Tapez un mot-clé pour le sujet à rechercher et appuyez sur Entrée.

Le volet Résultats affiche une liste de sources que vous pouvez utiliser dans votre document. Choisissez un sujet à explorer en détail.

Ajoutez le sujet à votre document Microsoft Word en cliquant sur le signe plus en haut à droite. Vous pouvez également cliquer sur le signe plus de n'importe quel résultat pour citer la source dans votre document de recherche. La source de citation vous aide à soutenir votre recherche avec des sources Web et des livres.

Comme nous le verrons plus loin, une bibliographie annotée est l'une des parties les plus difficiles d'un document. Le chercheur est un assistant intelligent qui intervient.

Geler une partie de votre document Word

Prenons pour acquis que votre rapport professionnel sera un travail long et complexe. Vous pouvez diviser la fenêtre Word en deux volets afin de pouvoir afficher deux parties différentes d'un document en même temps. C'est un gain de temps précieux lorsque vous souhaitez copier et coller des parties d'un endroit à un autre ou faire référence à une partie du document tout en travaillant dans un autre.

Aller à Ruban > onglet Affichage > Fractionner .

Pour supprimer la division, cliquez sur Supprimer le fractionnement dans le même onglet.

Le groupe Windows vous propose plusieurs options pour modifier la façon dont vous travaillez avec deux ou plusieurs documents. Les fonctionnalités sont explicites.

Pour faire défiler les deux documents en même temps, cliquez sur Défilement synchrone dans le groupe Fenêtre de l'onglet Affichage. Vous pouvez également cliquer sur Voir côte à côte mettre deux parties du document l'une à côté de l'autre.

Conseil: Utilisez Split View pour afficher deux mises en page différentes - par exemple, Print et Outline. Réglez la division. Ensuite, cliquez dans le volet que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez une disposition différente dans l'onglet Affichage.

Travail sur la mise en page et la conception

La présentation d'un rapport est ce qui amène quelqu'un à lire un rapport en premier lieu, et c'est pourquoi il est crucial que votre rapport soit bien présenté. Si vous aviez le choix entre quatre rapports à lire, que choisiriez-vous ?

  1. Un rapport écrit à la main.
  2. Un document imprimé en noir et blanc.
  3. Un rapport imprimé sur du papier A4 normal en couleur.
  4. Un rapport imprimé en couleur, avec une page de titre accrocheuse, soigneusement délimitée et lisse ?

Vous ramasserez le quatrième rapport car il vous attirera vers lui par le seul aspect visuel.

La couverture n'est pas la seule raison. Un rapport bien conçu est plus facile à lire. Il est également plus facile de numériser lorsque vous n'avez pas le temps de lire. C'est pourquoi vous devez passer du temps sur vos en-têtes et pieds de page, ainsi que sur les différents styles et thèmes. En bref – la mise en forme de chaque élément du rapport.

Le formatage peut sembler une corvée difficile, mais c'est un exercice amusant qui fera travailler tous vos muscles créatifs. Les principaux points à retenir seront les compétences que vous pourrez appliquer à n'importe quoi dans Microsoft Office à l'avenir. Et le temps que vous gagnerez avec tous les conseils de productivité appris ici.

Microsoft Word 2016 possède un riche ensemble de fonctionnalités. Ce ne sont là que quelques-unes des façons dont la conception de votre rapport peut se démarquer des autres et être professionnelle. Alors, décomposons les compétences de mise en page et de conception.

Cette section couvrira ces fonctionnalités étape par étape :

  • Commencez avec une page de couverture
  • Faire une table des matières
  • Créez votre en-tête et votre pied de page
  • Ajouter des numéros de page

(Formater le contenu)

  • Choisissez les bonnes polices
  • Styliser les paragraphes
  • Contrôler les sauts de page
  • Utiliser des styles et des thèmes
  • Légendes
  • Utiliser des pièces rapides
  • Décorer avec des bordures de page

1. Commencez avec une page de couverture

La première page est le premier point de contact avec votre lecteur. C'est aussi l'occasion de faire bonne impression. Ne laissez pas votre manque de compétences artistiques être une excuse, car Word prend le travail avec sa galerie intégrée de pages de titre. Il ne vous reste plus qu'à en marier une au thème du reportage.

Microsoft Word 2016 vous offre 16 modèles pré-formatés et trois autres sur Office.com.

Aller à Insertion > Groupe de pages > Page de garde .

La page de garde apparaît par défaut au début du document.

Comme il n'y a que 16 modèles 'officiels' proposés, vous constaterez peut-être que tous vos autres pairs ont la même page de couverture. Alors, pourquoi ne pas le personnaliser et le rendre un peu plus unique.

Vous pouvez concevoir une page de titre (ou page de couverture) dans Microsoft Word qui peut être un original dans la pile. Enregistrez-le en tant que modèle ou modifiez facilement le design à la volée.

2. Faites une table des matières

Les lecteurs occasionnels scannent. Les bons lecteurs scannent d'abord, puis plongent profondément. Une table des matières fournit les points de cheminement qui aident les deux. Lorsqu'il s'agit d'un document long et compliqué, ne préférez-vous pas vérifier la configuration du terrain avant de vous diriger vers la section qui vous intéresse ?

Considérez une table des matières (TOC) si votre document fait plus de 10 pages. Vous devez d'abord vous assurer que vous n'avez pas besoin de réorganiser toutes les pages de votre document avant de créer la table des matières.

Dans Microsoft Word, vous n'avez pas besoin d'écrire toute la table des matières à la main. Il y a un Outil automatique de table des matières sous le Les références onglet qui prend votre contour et le conçoit pour vous. En outre, vous pouvez facilement le maintenir à jour lorsque vous souhaitez modifier quelque chose.

Il existe également des modèles que vous pouvez télécharger et adapter à la nature du contenu. Par exemple, la table des matières d'une thèse sera différente de celle du rapport annuel d'une entreprise.

Nous avons un tutoriel complet sur comment créer une page de table des matières dans Word .

L'essentiel est celui-ci :

Créez le plan et utilisez des styles de titre pour organiser la hiérarchie. Appliquez l'outil de table des matières automatique aux styles de titre. Word 2016 recherche ces titres, puis insère la table des matières dans votre document. Ensuite, vous pouvez automatiquement mettre à jour votre table des matières si vous apportez des modifications à votre document.

Pour un contrôle plus pratique, vous pouvez également utiliser le Table des matières du manuel style. Word insère du texte d'espace réservé et vous devez insérer et formater chaque contenu de la liste.

Les en-têtes et les pieds de page sont importants dans les rapports, car l'objectif principal est de fournir des informations sur le rapport sur chaque page. Ce sont les zones d'affichage communes pour les numéros de page. L'en-tête du document doit contenir le titre du rapport, et éventuellement le nom de la personne qui l'a créé. Le titre de la section actuelle est utile.

Le pied de page, quant à lui, doit inclure les numéros de page, la date de publication et d'autres informations administratives requises. Notez que certains les guides de style ont des directives spéciales pour les en-têtes et les pieds de page .

Commençons par l'en-tête de votre document et donnons-lui un aspect unique.

Sélectionner Insérer , puis sélectionnez soit Entête ou Bas de page du groupe. La galerie intégrée vous montre plusieurs options parmi lesquelles vous pouvez choisir.

L'espace d'en-tête et de pied de page est inséré dans votre document avec un texte d'espace réservé ou un tableau. Les Outils d'en-tête et de pied de page s'ouvre sur le ruban pour d'autres travaux de mise en forme comme la date, l'heure ou l'image.

Saisissez votre texte puis sélectionnez Fermer l'en-tête et le pied de page .

Vous pouvez commencer avec un en-tête et un pied de page vierges. Si vous avez les compétences en conception, utilisez le Outils d'en-tête et de pied de page pour concevoir le vôtre. Maîtrisez l'espace d'en-tête et de pied de page si vous souhaitez créer des en-têtes personnalisés pour votre organisation. Vous pouvez utiliser des éléments de marque tels que des logos d'entreprise ou d'organisation en haut et des notes de bas de page bien formatées en bas

Essayons avec et modifions l'un des en-têtes intégrés. j'ai sélectionné Mec de la galerie.

Le look final a pris deux minutes à mettre en place avec des effets de texte simples et une icône provenant de la galerie d'icônes Microsoft Office.

L'en-tête et le pied de page sont en place. Mais comment savoir où vous en êtes dans le document ? Insérez les numéros de page comme prochain panneau important.

4. Ajouter des numéros de page

Les numéros de page sont plus beaux dans le pied de page (contrairement à l'en-tête comme dans l'image ci-dessus). Vous pouvez ajouter un numéro de page de base à partir du Insérer > Numéro de page bouton sur le ruban. Vous pouvez également l'ajouter à partir du Concevoir onglet qui apparaît lorsque vous ajoutez l'en-tête et le pied de page.

Vous avez beaucoup de contrôle sur les numéros de page. Choisissez parmi une large gamme de formats de nombres et personnalisez-les selon vos besoins. Dans ce cas, nous ajoutons le numéro au pied de page, mais vous pouvez le mettre en haut ou même en marge. Dans cet exemple, j'ai placé le numéro de page en bas à gauche. Mais, je voudrais changer l'apparence par défaut et le format.

Par exemple : L'utilisation d'une « Page X de XXX » constitue un meilleur indicateur sur un long document.

Sélectionnez le numéro de page. Aller à Insérer > Pièces rapides . Dans le menu déroulant, sélectionnez Champ . Vous pouvez également accéder à la boîte de dialogue Champ à partir de l'onglet Conception d'en-tête et de pied de page.

Choisir NumPages de la longue liste de noms de champs. Dans la case de droite, vous pouvez choisir un format spécifique. J'ai sélectionné l'habituel 1, 2, 3. Cliquez d'accord , et le numéro du nombre de pages apparaîtra. Maintenant, tout ce que vous avez à faire est d'ajouter votre texte tel que la page X de XXX et de changer l'apparence des nombres avec les outils de formatage de texte habituels disponibles dans l'onglet Accueil.

Cela ressemble maintenant à ceci :

Concevez l'apparence de n'importe quel numéro de page de votre document et Word met automatiquement à jour tous les autres. Les numéros de page sont les éléments les plus courants dans un pied de page, mais ils peuvent également contenir toute autre information comme l'en-tête. À partir des options du groupe Insérer, vous pouvez ajouter la date et l'heure, des informations sur le document, des images, etc. à votre en-tête ou pied de page.

Ensuite, nous nous dirigeons vers la mise en forme du contenu.

Le dessin visuel de votre rapport professionnel s'accompagne de l'« embellissement » que vous appliquez au contenu. La mise en forme est également une étape essentielle pour un document qui coule bien. Vous devez donc consacrer beaucoup d'énergie à choisir la bonne police, l'espace de paragraphe et les couleurs.

Ne t'inquiète pas. Même les personnes ayant des difficultés artistiques trouveront cette partie facile car Microsoft Word est fourni avec des thèmes et des styles visuels par défaut. Commençons par l'élément le plus basique d'un document.

5. Choisissez et stylisez la bonne police

Ton choix de la police dans un rapport Word professionnel détermine non seulement comment le texte se démarque, mais aussi comment il est imprimé. Vous voulez les deux pour un impact maximum.

Vous pouvez appliquer une police de caractères (c'est-à-dire l'aspect visuel de la police) à un document entier ou à des parties spécifiques d'un document. Tous les choix de polices sont disponibles dans l'onglet Accueil. Aller à Accueil > Police .

La police par défaut dans Microsoft Word 2016 est Calibri. Regardez au-delà de cela, car vous en avez beaucoup d'autres parmi lesquels choisir. Si vous choisissez Times New Roman, vous pouvez être considéré comme un paresseux, si vous choisissez Windings, eh bien… Je ne pense pas avoir besoin d'expliquer cela. Assurez-vous donc de choisir une police facile à lire et adaptée au rapport. Pour jouer la sécurité, choisissez l'un de ces polices Google d'aspect professionnel ; ils sont disponibles gratuitement.

Conseil: Baskerville et Georgia sont de bonnes alternatives au Times New Roman trop utilisé

Essayez différentes combinaisons de polices pour le corps du texte et les titres (et sous-titres). Plusieurs sites comme FontJoy et TypeLoup vous aidera à expérimenter les appariements de polices. Vous pouvez télécharger et utiliser des polices personnalisées trop. Mais n'oubliez pas la règle du pouce : n'utilisez jamais plus de trois polices de caractères différentes dans un document.

Pour un peu plus de pizazz, essayez un lettrine pour rehausser votre texte .

6. Stylisez les paragraphes

Si vous souhaitez que vos lignes soient à double interligne ou à simple interligne, vous devez modifier le format des paragraphes. En modifiant l'espacement, vous pouvez faciliter la lecture d'un document ou donner l'impression qu'il est plus long et que vous y avez mis plus de travail.

Pour modifier le paragraphe de l'ensemble du document, il est préférable de sélectionner chaque bloc de texte ; sinon, si vous utilisez des en-têtes dans votre rapport, ils changeront également. Une autre meilleure option consiste à personnaliser le style particulier que vous utilisez pour formater le paragraphe.

Pour ce faire, rendez-vous sur Accueil > Modèles . Faites un clic droit sur le style que vous souhaitez modifier et sélectionnez Modifier . Cliquer sur Format > Paragraphe qui se trouve au bas de la boîte de dialogue. Maintenant, modifiez l'espacement, le retrait et l'alignement du paragraphe. Cliquez sur d'accord pour fermer les dialogues.

Lorsque vous souhaitez modifier une petite partie du document , sélectionnez ce que vous souhaitez modifier. Faites un clic droit sur le texte en surbrillance et sélectionnez Paragraphe . La même boîte de dialogue que ci-dessus apparaîtra.

7. Contrôler les sauts de page

Un saut de page - par son nom même - divise un bloc de texte continu sur deux pages. Les sauts de page sont des éléments structurels importants pour les documents longs. Word insère automatiquement un saut de page à la fin de la page. Mais dans un long document, vous pouvez placer des sauts de page où vous le souhaitez.

Pour insérer un saut de page manuel, cliquez sur Insérer > Saut de page. (Raccourci clavier : CTRL + Entrée)

Un saut de page ressemble à ceci lorsque vous cliquez sur le Afficher/Masquer commande dans le Groupe de paragraphes .

Mais que se passe-t-il si vous souhaitez conserver plusieurs lignes ensemble sur une page ou une colonne et ne pas les séparer à cause d'un saut de page ? La mise en page est sous votre contrôle. Cliquez sur la petite flèche que vous voyez en bas à droite du groupe Paragraphe.

Dans le Zone de paragraphe, cliquez sur Sauts de ligne et de page. Choisissez parmi ces quatre options de pagination :

  • Veuve/Orphelin Le contrôle place au moins deux lignes d'un paragraphe en haut ou en bas d'une page.
  • Continuer avec le suivant empêche les pauses entre les paragraphes que vous souhaitez conserver ensemble.
  • Gardez les lignes ensemble empêche les sauts de page au milieu des paragraphes.
  • Saut de page avant ajoute un saut de page avant un paragraphe spécifique.

Nous avons également montré comment supprimer les sauts de page quand c'est nécessaire.

8. Utilisez des styles et des thèmes

Les styles et les thèmes sont peut-être deux des fonctionnalités les plus sous-utilisées de Microsoft Word. Mais je pense que vous devriez les utiliser à chaque occasion pour gagner beaucoup de temps.

Mais quelle est la différence entre un thème et un style ? Microsoft dit:

Les thèmes offrent un moyen rapide de modifier la couleur et les polices globales. Si vous souhaitez modifier rapidement la mise en forme du texte, les styles Word sont les outils les plus efficaces.

Ainsi, comme les thèmes contrôlent l'apparence générale avec la couleur, les effets et les polices, commencez par un bon thème pour votre document. Puis , utilisez Styles pour creuser dans les parties spécifiques dont vous souhaitez modifier l'apparence.

Pour Thèmes : Allez au Concevoir languette. Choisissez un thème dans la galerie. Vous pouvez voir des aperçus de la combinaison de couleurs.

Pour Modes: Sélectionnez la partie du texte que vous souhaitez modifier. Allez au modes groupe sur le Accueil languette. Vous pouvez voir des aperçus de ce à quoi ils ressemblent. Choisissez le style qui convient à votre contenu. Par exemple, choisissez un style de titre pour les titres de votre document. Ou, un style particulier pour toutes les citations. Vous pouvez également modifier un style existant et créer de nouveaux styles à partir de zéro.

9. Légendes

Chaque image, graphique ou illustration a besoin d'une légende pour le décrire clairement. Il s'agit d'une seule ligne de texte, généralement située sous un graphique. Les légendes sont également une référence importante lorsque vous devez les mentionner à un autre endroit. De nombreux documents omettent ce petit détail.

Il est facile d'ajouter une légende. Cliquez avec le bouton droit sur l'illustration à laquelle vous souhaitez ajouter une légende. Sélectionner Ajouter une légende .

Dans la boîte de dialogue, ajoutez votre texte de légende et configurez les options restantes. Les légendes peuvent être automatiquement référencées dans Word.

10. Utiliser des pièces rapides

Les documents professionnels peuvent devenir répétitifs. C'est pourquoi vous devriez commencer à utiliser Quick Parts pour le contenu passe-partout que vous réutilisez tout le temps. Par exemple, disons qu'il y a une clause contractuelle que vous incluez avec chaque document. Ou, quelques informations d'introduction. Au lieu de copier-coller répétés, enregistrez-les en tant que Quick Parts et réutilisez-les encore et encore.

Quick Parts est également un type de bloc de construction . Vous pouvez voir la galerie de tous les blocs de contenu réutilisables dans le Organisateur de blocs de construction .

Enregistrez et réutilisez vos propres Quick Parts en deux étapes :

  1. Sélectionnez l'expression, la phrase ou toute autre partie de votre document que vous souhaitez enregistrer dans la galerie.
  2. Aller à Insertion > groupe Texte > Composants rapides > Enregistrer la sélection dans la galerie de composants rapides . Modifiez le nom et ajoutez une description si vous le souhaitez. Cliquez sur d'accord .

Tout aussi facilement, vous pouvez réutiliser l'extrait de contenu enregistré.

Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer une sélection de la galerie Quick Parts. Aller à Insertion > groupe Texte > Parties rapides . Cliquez ensuite sur la phrase, l'expression ou toute autre sélection enregistrée que vous souhaitez réutiliser.

Vous remarquerez trois autres catégories dans le menu Quick Parts.

Texte automatique: Word 2016 a conservé l'ancien Texte automatique caractéristique. Cela fonctionne comme Quick Parts pour tout bloc de texte que vous utilisez beaucoup. Exemple : Une note que vous souhaitez utiliser avec chaque document.

Propriété du document : Un ensemble de propriétés constantes que vous pouvez inclure avec chaque document. Exemple : Nom de l'entreprise ou auteur.

Des champs: Ce sont des éléments prédéfinis qui se mettent à jour automatiquement. Exemple : date, heure, numéros de page, etc.

N'oubliez pas que les entrées pour la propriété du document peuvent parfois inclure des informations que vous ne voudriez pas partager avec tout le monde. Alors, gardez un œil attentif sur ces champs et supprimez les données personnelles cachées chaque fois que nécessaire.

11. Décorez avec des bordures de page

Les bordures de page ont fière allure non seulement sur les dépliants et les invitations. S'ils sont bien faits, ils peuvent ajouter une touche de classe à un document. Une variété de styles et d'épaisseurs de lignes et de bordures artistiques sont disponibles dans le menu Conception du ruban.

Aller à Conception > Bordures de page.

Dans le Bordures et ombrage boîte, utilisez le Bordure de page onglet pour concevoir votre bordure.

Les paramètres sont explicites. Essayez Shadow ou 3-D avec les bonnes couleurs pour ajouter une bordure subtile mais élégante. Les styles Art avec leurs bordures clipart peuvent être trop criards pour des documents professionnels.

Utilisez les quatre boutons d'angle dans le Aperçu fenêtre pour sélectionner les côtés de la page pour dessiner des bordures. Cliquez sur ces boutons pour supprimer ou ajouter des bordures, comme vous le souhaitez.

Placez le curseur sur la première page d'un document si vous souhaitez placer une bordure autour de la première page uniquement. Vous pouvez également mettre des bordures autour de certaines pages dans une section. Placez le curseur dans la section — soit dans la première page de cette section, soit dans une page suivante.

Références et collaboration

Un rapport Word peut sembler une corvée ingérable. C'est comme organiser un million de tas de foin en petits tas bien rangés. L'idée est de savoir précisément quelle pile a le pin que vous recherchez. Ces fonctionnalités sont destinées à vous faciliter la tâche.

1. Créer un index

Lors de la rédaction de documents volumineux tels qu'un rapport contenant de nombreuses informations, une page de sommaire peut ne pas suffire. Un Indice devrait apparaître à la fin du document, avec les numéros de page des mots-clés et des informations dans le rapport. Créez un index pour aider le lecteur à référencer les bonnes informations avec juste le numéro de page.

Faites un index si votre document a plus de 20 pages. Microsoft Word 2016 ne laisse pas le processus vous submerger. Il comporte essentiellement deux parties :

  • Sélectionnez les mots ou les informations que vous souhaitez inclure dans l'index.
  • Placez l'index au bon endroit dans votre document.

Vous pouvez faire défiler le document terminé et marquer les mots ou les phrases que vous souhaitez inclure dans l'index ou les marquer au fur et à mesure. Dans tous les cas, sélectionnez le texte que vous souhaitez utiliser comme entrée d'index ou cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer l'entrée.

1. Cliquez sur Les références > Marquer l'entrée .

2. Modifiez le texte dans le Marquer l'entrée d'index boite de dialogue. Vous pouvez également ajouter une sous-entrée qui définit davantage le mot principal que vous avez utilisé dans l'index. Vous pouvez ajouter plusieurs niveaux et chacun apparaît en retrait sous l'entrée principale.

3. Sous Options , vous pouvez également créer une référence croisée vers une autre entrée principale. Un lecteur peut l'utiliser pour faire référence à des informations connexes ailleurs dans le même document.

4. Utilisez le format Numéro de page pour décider de l'apparence des numéros de page dans l'index.

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5. Cliquez sur marque pour marquer l'entrée d'index. Pour marquer ce texte partout où il apparaît dans le document, cliquez sur Marquer tout .

6. Répétez le processus pour tous les mots et expressions que vous souhaitez inclure dans l'index.

Vous avez maintenant construit votre index. Insérez-le au bon endroit vers la fin du document.

1. Cliquez sur la page où vous souhaitez insérer l'index.

2. Cliquez sur Références > Insérer un index .

3. Le Indice boîte de dialogue s'affiche. Ici, vous pouvez choisir de formater les entrées de texte, les numéros de page, les tabulations et les caractères de début.

4. Choisissez l'apparence parmi les différents formats de la liste et vérifiez la fenêtre Aperçu à droite. N'oubliez pas que la fenêtre Aperçu ne vous montre pas l'index réel. C'est juste une 'simulation' de ce à quoi cela ressemblera.

5. Cliquez sur d'accord . Votre index est maintenant prêt.

Parfois, vous devrez peut-être ajouter d'autres entrées à l'index après l'avoir inséré sur la page. Marquez l'entrée et allez à Références > Mettre à jour l'index pour inclure les nouvelles mentions.

Ajoutez également un en-tête pour l'index car Word ne le fait pas automatiquement.

2. Création de bibliographies

Votre document est presque terminé. Maintenant, vous devez créditer tous les autres travaux de recherche et idées que vous avez référencés dans votre document. C'est l'heure de la bibliographie.

Un rapport d'entreprise n'a peut-être pas besoin d'une bibliographie, mais un article universitaire n'est pas fini sans une bibliographie. La bibliographie est l'un des travaux les plus ardus d'un rapport académique. Vous devez avoir toutes vos citations en ordre avant de vous asseoir pour encadrer la bibliographie. Décidez également du style de citation (généralement MLA, QUEL , ou à la Chicago ) selon les directives de votre sujet.

N'hésitez pas à profiter de générateurs de citations et de bibliographies tiers pour construire cette section.

Mais, Microsoft Word 2016 dispose d'un ensemble d'outils complet pour rendre ce processus aussi indolore que possible. Alors, allez au point du document où vous souhaitez placer la bibliographie. C'est bien si vous avez au moins une citation à inclure, mais même si ce n'est pas le cas, Word 2016 vous permet d'utiliser une citation d'espace réservé et de remplir les sources plus tard.

Cliquez sur Références > Bibliographie .

Word propose quelques styles de bibliographie qui ne diffèrent que par leurs titres. Choisissez le style approprié, puis insérez les citations à partir du bouton dans le Groupe Citations & Bibliographie .

L'outil de bibliographie comporte quelques étapes. Par souci de concision, je vous dirigerai vers l'excellent Page d'aide de Microsoft Office qui est un guide étape par étape.

Certains articles universitaires vous demanderont de créer une bibliographie annotée . Il s'agit d'une version plus étoffée d'une bibliographie avec une liste de citations de revues, livres, articles et autres documents suivie d'un bref paragraphe. Le paragraphe est une description de la source et de la manière dont elle soutient votre article.

3. Référencement croisé

Vous pouvez utiliser une référence croisée pour aider le lecteur à naviguer dans un long document. À tout moment dans un document, vous pouvez demander au lecteur de se référer à un titre, un numéro de page, une image, un graphique, une note de bas de page, une note de fin et un paragraphe. Un lien de référence croisée est un moyen pratique de relier des informations connexes. Le lecteur n'a qu'à cliquer sur le lien pour accéder à cet extrait d'information.

Voici comment commencer :

1. Sélectionnez l'emplacement de la référence croisée et saisissez le texte qui en parle au lecteur. Par exemple : « Reportez-vous au graphique 3 pour les tendances futures. »

2. Accédez à Insertion > Référence croisée .

3. Dans le Type de référence , cliquez sur la liste déroulante pour sélectionner ce vers quoi vous souhaitez créer un lien.

4. Les options dans le Insérer une référence à le menu déroulant changera en fonction de votre choix ci-dessus.

5. Dans le Pour qui champ, parcourez les choix et indiquez à Word les informations exactes vers lesquelles créer un lien.

6. Vérifiez le Insérer en tant que zone de lien hypertexte pour créer le lien hypertexte vers les informations référencées.

7. Cliquez sur Insérer pour inclure la référence croisée dans le document.

Rappelez-vous, notre mention de légendes? Vous pouvez faire des références croisées à des équations, des figures, des graphiques et des tableaux si vous avez utilisé des légendes en dessous.

Word ne peut pas créer une référence croisée pour quelque chose qui n'existe pas. Word vous informe de ces erreurs et met également à jour les références croisées automatiquement lorsque vous modifiez le numéro de page ou le texte de l'élément référencé.

4. Utilisation des commentaires

Un rapport professionnel peut être un travail solitaire ou vous pouvez vous faire aider par une équipe pour préparer la première ébauche. Les humbles Commenter est l'un des outils les plus sous-utilisés d'un document Word. Il s'affiche sous la forme d'une bulle de couleur rectangulaire dans la marge ou dans le volet de révision.

Vous pouvez utiliser les commentaires sous forme de petits 'stickies' ou de notes personnelles. Laissez de petites notes dans les marges pendant que vous écrivez, éditez et révisez un rapport ou un manuscrit. Soyez créatif - ajoutez des liens supplémentaires vers d'autres ressources, utilisez-les pour des conseils et des pointeurs, créez un lien vers différentes parties d'un document ou configurez un lien de retour pour vos lecteurs. Et lorsque vous finalisez, vous pouvez facilement supprimer tous les commentaires dans Word .

Microsoft Word 2016 est également un outil d'écriture collaborative amélioré. Les commentaires jouent un rôle important dans la communication des commentaires au sein d'une équipe. Voici comment fonctionne le système de commentaires...

1. Mettez en surbrillance le texte auquel vous souhaitez ajouter un commentaire ou cliquez à la fin d'un bloc de texte.

2. Accédez à Insérer > Commentaire . Tapez votre commentaire dans la case. Les commentaires apparaissent dans la zone de balisage à droite. L'affichage Mise en page est généralement le meilleur moyen de voir les commentaires à côté du texte.

3. Allez au Revoir onglet et voir plus d'options pour les commentaires. Cet onglet affiche également tous les contrôles pour suivi des modifications et des commentaires dans un document collaboratif. Utilisez les options de balisage pour afficher ou masquer les commentaires. Par exemple: Pas de balisage masquera les commentaires et la zone de balisage sur la droite.

Finalisez votre rapport

Une fois que la majeure partie de votre rapport est terminée et enregistrée, il est temps de finaliser votre rapport. Quand je dis finaliser, je ne veux pas dire le relire. Cela devrait être fait aussi. Maintenant, vous devez prendre les mesures de sécurité pour protéger le rapport contre les modifications non autorisées et le plagiat.

Ces mesures de sécurité donneront un niveau supplémentaire d'authenticité à votre fichier électronique avant de le partager.

Cette rubrique couvrira :

  • Signatures
  • Insérer des filigranes
  • Rendre le document 'lecture seule'
  • Protégez votre document par mot de passe
  • Imprimez votre document au format PDF

1. Signature

Vous pouvez ajouter une signature de texte pour une touche personnelle au rapport. Mais une simple signature de texte ne nécessite aucune authentification. Une signature numérique est le meilleur moyen de protéger votre document contre les accès non autorisés. Une signature numérique confirme que le document provient du signataire et qu'il n'a pas été falsifié de quelque manière que ce soit.

Créons une ligne de signature dans Microsoft Word 2016.

Dans le document, placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez créer une ligne de signature.

1. Allez à Insérer > Texte grouper > Ligne de signature et cliquez Ligne de signature Microsoft Office .

2. Le Configuration de signature boîte de dialogue s'affiche. Remplissez les champs comme indiqué. Si vous envoyez le document à quelqu'un d'autre pour signature, ajoutez des instructions pour le signataire dans le champ qui lui est réservé ( Instructions au signataire ). Le signataire peut également ajouter l'objet de la signature si le Autoriser le signataire à ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue Signer est vérifié.

3. Cliquez sur d'accord et le document affichera maintenant un espace réservé pour la signature.

Saisissez une signature :

Lorsque vous devez signer un document avec une signature numérique, accédez à la ligne de signature et faites un clic droit dessus.

Vous serez invité à signer avec une identification numérique. Si vous n'en avez pas, Microsoft vous demandera d'en obtenir un auprès d'un partenaire de service de signature.

Si vous n'avez pas d'identification numérique, vous pouvez simplement insérer une représentation textuelle d'une ligne de signature . Vous pouvez utiliser une signature écrite ou une image qui ne nécessite pas d'authentification.

2. Insérer des filigranes

Un filigrane Microsoft Word est un indicateur visuel 'faux' mais toujours utile pour l'état du document. Par exemple, vous pouvez utiliser un filigrane indiquant « Brouillons » pour le différencier de la version finale du document. Ou utilisez le filigrane pour suggérer que le document est « protégé par des droits d'auteur » ou « confidentiel ».

La marque « Brouillon » est la plus courante. Mais, Microsoft Word vous propose plusieurs autres filigranes.

1. Allez à Concevoir > Arrière-plan de la page et choisissez Filigrane . Le bouton Filigrane sera activé dans la vue Impression uniquement.

2. Vous pouvez choisir une image ou un filigrane de texte dans la galerie. Des versions horizontales et diagonales sont disponibles. La boîte de dialogue vous donne toutes les options de personnalisation pour l'aspect final du filigrane. Essayez différentes polices, mises en page, tailles et couleurs.

3. Vous pouvez saisir votre propre texte dans le champ Texte pour créer votre filigrane personnalisé.

4. Choisissez d'accord pour appliquer le filigrane à votre document. Word applique automatiquement le filigrane à chaque page, à l'exception de la page de titre.

3. Rendre les documents « lecture seule »

Un rapport professionnel de par sa nature ne devrait pas avoir besoin d'être édité par ses lecteurs. La conversion du document en PDF est un moyen. Mais, vous pouvez également appliquer quelques restrictions supplémentaires dans Microsoft Word et empêcher toute modification accidentelle ou omission de quelque nature que ce soit.

Il existe trois façons de protéger un document.

Premièrement - Faites de votre document 'lecture seule'.

Cela garantit que votre document ne peut être lu ou copié. Cela n'empêchera personne de copier le fichier et d'apporter des modifications à la copie.

1. Allez au Déposer onglet > Info > Protéger le document > Marquer comme final.

2. Lorsque les lecteurs ouvrent un document, une barre en haut invite les lecteurs à considérer ce document comme en lecture seule. Mais, ils peuvent cliquer sur « Modifier quand même » pour ouvrir le document en mode Édition.

Deuxièmement - Protégez votre document par mot de passe.

Protégez votre document des modifications indésirables avec une barrière de mot de passe.

1. Sous Protéger le document , choisir Chiffrer avec mot de passe . Tapez un mot de passe et cliquez d'accord .

2. Dans le Confirmez le mot de passe , tapez à nouveau le mot de passe, puis cliquez sur d'accord . Le document s'ouvrira avec le lecteur invité à entrer un mot de passe.

Microsoft utilise l'AES (Advanced Encryption Standard), une longueur de clé de 128 bits, SHA1 (un algorithme de hachage cryptographique qui génère une clé presque unique de 160 bits pour remplacer le texte en clair) et CBC (chaîne de blocs de chiffrement) pour donner un puits à un pirate -mal de tête mérité.

Troisièmement - Restreindre l'édition.

Cette fonction de contrôle vous aide, en tant qu'auteur, à décider quelles parties du document les autres peuvent modifier et lesquelles seront verrouillées. Considérez-le comme le videur qui laisse entrer les VIP mais qui autrement barre la porte aux gens du commun.

1. Allez à Revoir > Restreindre l'édition .

2. Sous Restrictions d'édition , Chèque Autoriser uniquement ce type de modification dans le document , et assurez-vous que la liste indique Aucun changement (lecture seule) .

Aucune modification (lecture seule) est le type de restriction par défaut. Pour un niveau de restriction différent pour le document, cliquez sur le menu et sélectionnez parmi Modifications suivies, Commentaires ou Remplissage de formulaires.

3. Pour libérer certaines sections du blocage de l'édition, sélectionnez les sections à éditer sans restrictions. Pour sélectionner plusieurs zones, cliquez sur CTRL tout en sélectionnant la zone à l'aide de la souris.

4. Vous pouvez vérifier Toutes les personnes sous Exceptions (facultatif) dans le panneau Restreindre l'édition. Ou, cliquez Plus d'utilisateurs … et autoriser uniquement des utilisateurs spécifiques à modifier les sections. Les zones autorisées seront signalées par des crochets.

5. Cliquez sur Oui, commencez à appliquer la protection .

Maintenant, tapez un mot de passe unique dans la boîte qui s'ouvre. Vous devez le saisir à nouveau pour le confirmer.

Le mot de passe est facultatif. Mais cela garantit que personne ne peut simplement cliquer Arrêter la protection et modifiez le document. Si vous êtes toujours paranoïaque, allez-y et cryptez votre document Microsoft Word comme nous l'avons fait dans le deuxième processus ci-dessus.

4. Imprimez votre rapport au format PDF

Le format de document portable présente de nombreux avantages. Le moindre n'est pas sa compatibilité multiplateforme sur tous les ordinateurs. Votre document est prêt et vous devez maintenant le partager ou l'envoyer pour qu'il soit imprimé. De nombreux rapports professionnels - par exemple, un document juridique - doivent conserver le format prévu.

Enregistrez ou convertissez une copie au format PDF. Microsoft Word 2016 n'a pas besoin de compléments tiers.

Aller à Déposer > Exportation > Créer PDF/XPS .

N'oubliez pas que votre document Word peut contenir des informations sensibles que vous ne souhaitez pas inclure dans le PDF. Supprimez-le avant de publier au format PDF. Dans le Publier au format PDF ou XPS fenêtre, choisissez Options . Sélectionnez ensuite Document et clair Propriétés du document . Définissez les autres options que vous souhaitez et choisissez d'accord .

Naviguez jusqu'à l'endroit où vous souhaitez enregistrer le fichier et cliquez sur Publier .

L'étape suivante...

Vous êtes proche de la ligne d'arrivée. Le rapport est prêt à être remis à vos lecteurs. Mais il reste un dernier travail.

Tournez les pages et assurez-vous (encore) que votre rapport est convivial. Approchez-le avec l'œil du lecteur. Avez-vous organisé vos pensées et écrit de manière persuasive ? L'information circule-t-elle bien avec les graphiques et les illustrations ? Peuvent-ils parcourir et trouver les informations rapidement ? Le texte est-il lisible ? Utilisez le score de lisibilité pour évaluer le niveau de lisibilité de vos documents comme étape finale.

Vous avez peut-être également remarqué que nous n'avons pas couvert certains aspects de Microsoft Word. Par exemple, Tableaux Microsoft Word sont un outil important pour l'affichage des données. Ou la pouvoir des listes dans la gestion de l'information.

Microsoft Word a plus d'un quart de siècle et regorge de petites fonctionnalités. Chez MakeUseOf, nous avons couvert tous les coins et recoins de cette bête. Alors, utilisez nos ressources pour en savoir plus sur ce logiciel gratuitement. Chaque nouvelle fonctionnalité de Microsoft Word appris vous facilitera la vie.

Faites briller votre rapport

Comme l'a dit l'auteur Nathaniel Hawthorne,

Une lecture facile est une écriture sacrément difficile

N'est-ce pas aussi vrai pour la rédaction de rapports professionnels ? Après tout, si on lui donne le choix, personne ne voudra peut-être le lire. Rédiger un rapport d'activité et l'utiliser pour communiquer sont deux choses différentes. Microsoft Word n'est qu'un outil - c'est votre travail de vous engager.

Pour quelques alternatives, consultez les meilleurs traitements de texte en ligne . Et pour plus d'aide avec l'écriture professionnelle, jetez un oeil à comment s'excuser dans un e-mail et le dire .

Quelles sont les meilleures pratiques pour rédiger des rapports commerciaux professionnels ? Dites le nous dans les commentaires.

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A propos de l'auteur Saikat Basu(1542 articles publiés)

Saikat Basu est rédacteur en chef adjoint pour Internet, Windows et Productivity. Après avoir enlevé la crasse d'un MBA et une longue carrière en marketing de dix ans, il se passionne maintenant pour aider les autres à améliorer leurs compétences en narration. Il cherche la virgule d'Oxford manquante et déteste les mauvaises captures d'écran. Mais les idées de photographie, de Photoshop et de productivité apaisent son âme.

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