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Les listes déroulantes limitent le nombre d'entrées pour un champ de saisie. Ils aident à prévenir les fautes de frappe et les fautes d'orthographe. Et Microsoft Excel prend en charge des fonctionnalités de liste déroulante étonnamment polyvalentes. Ainsi, si vous souhaitez utiliser Excel pour les formulaires ou la collecte de données, facilitez la tâche de vos utilisateurs pour sélectionner des éléments avec des listes déroulantes.
Utilisez une liste déroulante dans une cellule lorsque des options spécifiques sont disponibles pour cette cellule. Par exemple, vous pouvez créer des listes déroulantes contenant des options telles que Homme et Femelle , Oui et Non , ou tout autre liste personnalisée d'options .
Nous allons vous montrer comment ajouter des listes déroulantes à vos feuilles de calcul Excel.
Comment créer une liste déroulante dans Excel
Créer une liste déroulante est facile dans Excel, mais le processus n'est pas évident. Voici un résumé des étapes pour créer une liste déroulante personnalisée dans Excel :
- Créez une plage nommée : Cette étape est nécessaire pour créer la liste que nous utiliserons dans votre liste déroulante.
- Ajouter la validation des données : C'est l'étape pas si évidente où vous préparerez la cellule pour qu'elle présente une liste déroulante.
- Ajouter une plage nommée à la validation des données : Enfin, vous allez tout assembler et définir la source de la liste déroulante (c'est-à-dire votre plage précédemment nommée).
- Définir le message d'entrée pour la validation des données : Cette étape est facultative. Il vous permet d'ajouter un message contextuel pour guider les utilisateurs de votre feuille de calcul.
Excel n'est pas facile , c'est puissant. Cela signifie que vous avez des tonnes d'options, comme vous le verrez bientôt. Examinons maintenant les étapes pour créer une liste déroulante Excel plus en détail.
1. Créer une plage nommée
Une façon d'ajouter une liste d'éléments à une liste déroulante à l'aide de la validation des données consiste à ajouter votre liste à une feuille de calcul et nommer la plage de cellules contenant la liste . Vous pouvez ajouter la liste à la même feuille de calcul où vous allez ajouter la liste déroulante ou à une autre feuille de calcul. L'utilisation d'une plage de cellules nommée dans une liste déroulante facilite la maintenance.
Nous allons créer une liste déroulante contenant différents types d'aliments sur Feuille2 par exemple. Saisissez chaque élément dans une cellule distincte, soit sur une colonne, soit sur une ligne. Sélectionnez les éléments, entrez un nom pour la plage de cellules sélectionnées dans le Zone de nom , et appuyez sur Entrer .
2. Ajouter la validation des données
Accédez à la feuille de calcul où vous souhaitez ajouter votre liste déroulante. Clique le Données onglet puis cliquez sur La validation des données dans le Outils de données section.
Assurez-vous que le Paramètres l'onglet est actif sur le La validation des données boite de dialogue.
3. Ajouter une plage nommée à la validation des données
Ensuite, sélectionnez Lister du Permettre la liste déroulante. Nous allons utiliser le nom de la plage de cellules nommée que nous avons définie pour remplir la liste déroulante. Entrez le texte suivant dans le La source boîte.
=FoodRemplacer ' Nourriture ' avec le nom que vous avez donné à votre plage de cellules. Cliquez sur d'accord .
Les Ignorer le blanc la case est cochée par défaut. Cela vous permet de sélectionner la cellule, puis de la désélectionner sans sélectionner d'élément. Si vous souhaitez qu'une option soit sélectionnée dans la liste déroulante, décochez la case Ignorer le blanc boîte.
4. Définir le message d'entrée pour la validation des données
Si vous souhaitez qu'un message contextuel s'affiche lorsque la cellule contenant la liste déroulante est sélectionnée, cliquez sur le bouton Message d'entrée languette. Vérifier la Afficher le message d'entrée lorsque la cellule est sélectionnée case et remplissez le Titre et Message d'entrée des boites. Vous pouvez également utiliser le Alerte d'erreur pour ajouter un message qui s'affiche lorsqu'une entrée non valide est saisie dans la liste déroulante (par exemple, si quelqu'un tape dans la cellule plutôt que de sélectionner une option). Vérifier la Afficher l'alerte d'erreur après la saisie de données non valides boîte. Sélectionner un Style et remplissez le Titre et Message d'erreur des boites.
Cliquez sur d'accord .
Lorsque vous sélectionner une cellule contenant une liste déroulante, la flèche vers le bas pour sélectionner une option s'affiche à droite de la cellule. Le bouton fléché vers le bas s'affiche uniquement lorsque la cellule est sélectionnée. Nous vous montrerons un moyen d'afficher une flèche vers le bas à côté d'une liste déroulante tout le temps plus loin dans cet article.
Si la liste déroulante contient plus de huit éléments, vous verrez une barre de défilement sur la liste déroulante lorsque vous cliquez sur la flèche.
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Options avancées de la liste déroulante
Maintenant que vous disposez d'une liste déroulante de base, plongeons-nous dans les paramètres avancés d'Excel pour éditer et personnaliser votre liste.
Modifier ou supprimer une plage nommée
Si vous devez modifier ou supprimer une plage nommée, vous devez utiliser le Gestionnaire de noms . Clique le Formules onglet puis cliquez sur Gestionnaire de noms dans le Noms définis section.
Pour modifier la plage de cellules d'un nom sur le Gestionnaire de noms boîte de dialogue, sélectionnez le Nom dans la liste, puis cliquez sur le bouton de plage de cellules en bas de la boîte de dialogue. Ensuite, sélectionnez la plage de cellules et cliquez à nouveau sur le bouton de plage de cellules sur la version compacte du Gestionnaire de noms boîte de dialogue, de la même manière que nous l'avons décrit dans la section ci-dessus.
Ensuite, cliquez sur la coche verte pour enregistrer la nouvelle plage de cellules pour le Nom .
Vous pouvez également modifier un Nom en le sélectionnant dans la liste, en cliquant Éditer , en modifiant le nom sur le Modifier le nom boîte de dialogue et en cliquant d'accord . Vous pouvez également modifier la plage de cellules sur le Modifier le nom boite de dialogue.
Pour supprimer un nom, sélectionnez le Nom dans la liste et cliquez sur Effacer .
Créer une liste déroulante dépendante
Une liste déroulante dépendante est une liste dans laquelle les options changent en fonction de la sélection dans une autre liste déroulante.
Par exemple, lorsque nous sélectionnons Pizza dans la liste déroulante que nous avons créée dans le Comment créer une liste déroulante section ci-dessus, une deuxième liste déroulante dépendante contient les différents types de pizza. Si vous sélectionnez Chinois , les options de la deuxième liste déroulante dépendante contiennent différents types de plats chinois.
Avant de continuer, retournez au Comment créer une liste déroulante section et créez la section principale Nourriture favorite liste déroulante, si vous ne l'avez pas déjà fait.
Maintenant, nous allons créer trois autres listes et les nommer. Saisissez une liste pour chacune des options dans votre liste déroulante principale. Sélectionnez l'une des autres listes, saisissez un nom pour cette liste dans le champ Zone de nom et appuyez sur Entrer . Répétez pour chaque liste.
Les noms des autres listes doivent correspondre aux options de la liste déroulante principale. Par exemple, l'une de nos trois autres listes contient des types de cookies et est nommée Biscuits , comme indiqué ci-dessous. Les deux autres listes dans la case rouge sur l'image ci-dessous sont nommées Pizza et Chinois .
Avant de créer la liste déroulante dépendante, vous devez sélectionner un élément dans la liste déroulante principale. Peu importe l'option que vous sélectionnez. Ensuite, sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez ajouter la liste déroulante dépendante.
Clique le Données onglet puis cliquez sur La validation des données dans le Outils de données section. Sélectionner Lister dans le Permettre la liste déroulante.
Entrez le texte suivant dans le La source boîte. Remplacer ' $ G $ 2 ' avec la référence à la cellule contenant votre liste déroulante principale. Gardez les signes du dollar dans la référence de la cellule. Cela indique une référence absolue à la cellule qui ne changera pas même si vous copiez ou déplacez la formule qui fait référence à cette cellule.
=INDIRECT($B)La fonction INDIRECT renvoie la référence spécifiée par une chaîne de texte, dans ce cas, le texte de l'option sélectionnée dans la liste déroulante principale de la cellule B2. Par exemple, si vous sélectionnez Chinois dans la liste déroulante principale, =INDIRECT($B) renvoie le Chinois référence. Par conséquent, la deuxième liste déroulante contient les Chinois éléments.
Cliquez sur d'accord .
La liste dans le Plat préferé la liste déroulante dans l'exemple ci-dessous change en fonction de ce qui est sélectionné dans le Nourriture favorite la liste déroulante.
Copier et coller une liste déroulante
Si vous devez dupliquer une liste déroulante avec validation des données dans d'autres cellules, copiez et collez la cellule en utilisant Ctrl + C et Ctrl + V . Cela copie la liste déroulante et le formatage.
Si vous voulez juste copier la liste déroulante avec la validation des données mais PAS la mise en forme, sélectionnez la cellule et copiez-la normalement en utilisant Ctrl + C . Ensuite, allez au Accueil onglet et cliquez Pâte dans le Presse-papiers section. Sélectionner Pâte Spéciale .
Sur le Pâte Spéciale boîte de dialogue, sélectionnez Validation dans le Pâte section. Puis clique d'accord .
Cela ne copiera que la liste déroulante et non la mise en forme dans la cellule d'origine.
Noter: Soyez prudent lorsque vous travaillez avec des listes déroulantes dans Excel. Lorsque vous copiez une cellule qui ne contient pas de liste déroulante sur une cellule qui contient une liste déroulante, la liste déroulante est perdue. Excel ne vous alerte pas et ne vous invite pas à confirmer l'action. Cependant, vous pouvez annuler l'action en utilisant Ctrl + Z .
Sélectionnez toutes les cellules contenant des listes déroulantes
Étant donné que le bouton fléché vers le bas ne s'affiche pas dans une liste déroulante à moins que cette cellule ne soit sélectionnée, il est difficile de savoir quelles cellules contiennent des listes déroulantes. Vous pouvez appliquer une mise en forme différente aux cellules avec des listes déroulantes. Cependant, vous devez d'abord trouver toutes les listes déroulantes, si vous ne les avez pas déjà formatées. Il existe un moyen de sélectionner toutes les cellules contenant des listes déroulantes, vous permettant de voir où elles se trouvent.
Tout d'abord, sélectionnez une cellule contenant une liste déroulante. Allez au Accueil onglet et cliquez Rechercher et sélectionner dans le Édition section. Ensuite, sélectionnez Aller au spécial .
Sur le Aller au spécial boîte de dialogue, sélectionnez La validation des données . Les Tous option ci-dessous La validation des données sélectionne toutes les cellules auxquelles une règle de validation des données est appliquée. Les Même L'option sélectionne uniquement les cellules avec des listes déroulantes utilisant le même type de règle de validation des données que celle de la cellule sélectionnée.
Nous accepterons la sélection par défaut de Tous car nos listes déroulantes ont des règles légèrement différentes. L'un utilise une plage nommée pour obtenir sa valeur et l'autre utilise la fonction INDIRECT.
Cliquez sur d'accord .
Nos deux listes déroulantes sont sélectionnées.
Vous pouvez maintenant formater ces cellules pour les différencier des autres cellules, de sorte que vous sachiez où se trouvent toutes les listes déroulantes. Si vous préférez ne pas appliquer un formatage différent aux listes déroulantes, la section suivante vous montre une autre façon de les rendre toujours visibles.
Rendre la flèche de la liste déroulante toujours visible
Le bouton fléché vers le bas d'une liste déroulante disparaît lorsque la cellule n'est pas sélectionnée. Nous allons contourner ce problème en ajoutant un bouton flèche vers le bas permanent à droite des listes déroulantes.
Nous avons pris une capture d'écran du bouton fléché vers le bas dans une liste déroulante dans Excel. Nous allons insérer cette image dans la cellule à droite de la liste déroulante, de sorte que vous voyez un bouton fléché vers le bas même lorsque la liste déroulante n'est pas sélectionnée. Lors de la sélection de la liste déroulante, le bouton fléché vers le bas de la liste s'affiche sur l'image que nous avons insérée.
Pour commencer, téléchargez le drop-down-arrow.png fichier (cliquez avec le bouton droit sur ce lien et sélectionnez Enregistrer le lien sous ). Ensuite, sélectionnez la cellule à droite d'une liste déroulante et accédez à la Insérer languette.
Puis clique Illustrations et sélectionnez Des photos .
Sur le Insérer une image boîte de dialogue, accédez à l'emplacement où vous avez enregistré le drop-down-arrow.png fichier et sélectionnez le fichier. Puis clique Insérer .
L'image est insérée sur le côté gauche de la cellule, comme si elle était connectée à la liste déroulante de la cellule à gauche. Maintenant, vous savez où se trouve cette liste déroulante, et vous pouvez sélectionner cette cellule et le vrai bouton fléché vers le bas s'affiche sur le faux.
Supprimer une liste déroulante d'une cellule
Si vous décidez de supprimer la liste déroulante d'une cellule, sélectionnez la cellule et ouvrez le La validation des données boîte de dialogue comme décrit précédemment, dans le Comment créer une liste déroulante rubrique (aller à la Données onglet et cliquez La validation des données dans le Outils de données section). Clique le Tout effacer bouton, qui est disponible quel que soit l'onglet actuellement sélectionné.
Les options sur le La validation des données boîte de dialogue sont réinitialisés à leurs valeurs par défaut. Cliquez sur d'accord .
La liste déroulante est supprimée et la cellule est restaurée à son format par défaut. Si une option était sélectionnée lorsque vous avez supprimé la liste déroulante, la cellule est remplie avec la valeur de cette option.
Si vous ne souhaitez pas conserver les valeurs lorsque vous supprimez la liste déroulante, vous pouvez copier une cellule vide et la coller sur la cellule contenant la liste déroulante. La liste déroulante est supprimée et la cellule devient une cellule vide.
Faites en sorte que les listes déroulantes fonctionnent pour vous
Utilisez pleinement les listes déroulantes pour la saisie de données dans Exceller pour être plus productif et vous faciliter la vie. De nombreux autres contrôles de formulaire sont disponibles dans le Les contrôles partie de la Développeur onglet que vous pouvez expérimenter dans vos feuilles de calcul.
Comment utiliser les listes déroulantes dans Excel ? Partagez vos pensées et vos idées avec nous dans les commentaires ci-dessous. Aussi, avez-vous graphiques Excel maîtrisés encore?
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Avec son baccalauréat en technologie de l'information, Sandy a travaillé pendant de nombreuses années dans l'industrie informatique en tant que chef de projet, chef de service et responsable PMO. Elle a ensuite décidé de poursuivre son rêve et écrit maintenant sur la technologie à temps plein.
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