Comment archiver des e-mails dans Outlook

Comment archiver des e-mails dans Outlook

L'archivage des e-mails est l'un des meilleurs moyens de désencombrer votre boîte de réception. Si vous voulez le faire dans Outlook, vous avez de la chance. Outlook pour le web et Outlook pour le bureau vous permettent d'archiver facilement vos e-mails.



Dans ce guide, nous couvrirons toutes les meilleures façons d'archiver vos e-mails dans Microsoft Outlook sur votre ordinateur.

Qu'est-ce qu'une archive dans Outlook ?

Dans le contexte d'Outlook et des e-mails, une archive est essentiellement tous les e-mails que vous avez choisi de garder séparés de votre boîte de réception principale.





Sur Outlook pour le web, archiver un e-mail signifie déplacer les e-mails du dossier principal de la boîte de réception vers le dossier Archive.

Dans Outlook pour ordinateur, l'archivage d'un e-mail consiste essentiellement à déplacer vos e-mails du fichier PST principal d'Outlook vers un nouveau fichier PST. Vous pouvez vous déplacer dans ce fichier PST et accéder à tous vos e-mails archivés à tout moment.



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Si vous débutez avec Outlook, comparer Outlook pour le Web par rapport au bureau et voyez lequel correspond à vos besoins.

Pouvez-vous utiliser Outlook Archive pour tous vos comptes de messagerie ?

Il existe deux cas où vous ne pouvez pas utiliser la fonctionnalité d'archivage dans Outlook.

Tout d'abord, si vous disposez d'un compte de messagerie Exchange Server et que votre organisation utilise les archives en ligne de Microsoft Exchange Server, vous ne pouvez pas utiliser la fonctionnalité d'archivage Outlook native.

Deuxièmement, si votre administrateur réseau a désactivé la fonction d'archivage, vous ne pouvez pas non plus archiver vos e-mails.

Dans les deux cas, adressez-vous à l'administrateur réseau de votre organisation pour obtenir de l'aide.

Comment archiver des e-mails dans Outlook pour le Web

L'archivage des e-mails sur Outlook pour le web est plus facile que de le faire dans l'application de bureau. Cliquez simplement sur quelques options et vos e-mails sélectionnés sont archivés.

Voici comment procéder :

  1. Dirigez-vous vers Outlook.com et connectez-vous à votre compte de messagerie.
  2. Cliquez sur le dossier à gauche où se trouvent vos e-mails.
  3. Sélectionnez les e-mails que vous souhaitez archiver dans le volet de droite.
  4. Cliquez sur l'option qui dit Archiver dans la barre de menu supérieure.
  5. Si vous avez archivé par erreur un e-mail, cliquez sur annuler en bas pour inverser votre action.

Vous pouvez voir tous vos e-mails archivés en cliquant sur Archiver à gauche.

Si jamais vous souhaitez déplacer un e-mail archivé vers le dossier principal, recherchez cet e-mail dans le Archiver dossier, cliquez sur l'e-mail, cliquez sur Déménager à en haut et sélectionnez où vous souhaitez déplacer l'e-mail.

En rapport: Comment archiver tous les anciens e-mails dans Gmail et atteindre Inbox Zero

Comment archiver automatiquement les e-mails dans Outlook

Dans Outlook pour ordinateur, vous pouvez archiver les e-mails automatiquement ou manuellement. Dans cette section, nous verrons comment utiliser la fonctionnalité d'archivage automatique dans Outlook pour bureau.

L'archivage automatique est le nom de la fonctionnalité qui permet d'archiver automatiquement vos e-mails dans l'application Outlook. Cette fonctionnalité envoie vos e-mails de vos dossiers principaux vers l'archive après un laps de temps prédéfini.

Vous pouvez configurer diverses options dans cette fonctionnalité, et les étapes suivantes décrivent comment procéder :

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  1. Ouvert Perspectives sur ton ordinateur.
  2. Cliquez sur Déposer en haut, puis sélectionnez Options de la barre latérale gauche.
  3. Clique le Avancée option à gauche.
  4. Trouve Archive automatique dans le volet de droite et cliquez sur le Paramètres d'archivage automatique bouton.
  5. Cocher Exécuter l'archivage automatique tous les en haut et spécifiez quand la fonctionnalité doit s'exécuter dans votre Outlook.
  6. Dans le Paramètres de dossier par défaut pour l'archivage section, sélectionnez quand un élément doit être archivé. Fondamentalement, vous spécifiez l'âge de votre contenu Outlook.
  7. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le dossier de destination de votre fichier d'archive. Vous n'avez besoin de le faire que si vous n'aimez pas le répertoire Outlook PST par défaut.
  8. Enfin, frappez d'accord en bas pour enregistrer vos modifications.

Si jamais vous souhaitez empêcher Outlook d'archiver automatiquement vos e-mails, vous pouvez désactiver la fonction d'archivage automatique.

Pour faire ça:

  1. Ouvert Perspectives sur ton ordinateur.
  2. Cliquez sur Déposer en haut et sélectionnez Options à gauche.
  3. Clique le Avancée option à gauche.
  4. Cliquez sur Paramètres d'archivage automatique sur le volet de droite.
  5. Décochez la Exécuter l'archivage automatique tous les option en haut.
  6. Cliquez sur d'accord dans le fond.

Comment archiver manuellement les e-mails dans Outlook

Pour obtenir plus de contrôle sur les archives des e-mails, vous pouvez en fait archiver manuellement les e-mails dans Outlook. Cela vous permet d'envoyer vos principaux e-mails à l'archive au fur et à mesure de vos besoins.

Pour utiliser cette méthode :

  1. Ouvert Perspectives sur ton ordinateur.
  2. Cliquez sur Déposer dans le coin supérieur gauche.
  3. Sélectionnez le Info onglet à gauche.
  4. Cliquez sur la flèche vers le bas pour Outils et sélectionnez Nettoyer les vieux objets .
  5. Une boîte de dialogue apparaît vous permettant de configurer votre archive d'e-mails manuelle.
  6. En haut, vous avez deux options vous permettant de décider quoi inclure dans votre archive. Sélectionnez celui que vous souhaitez utiliser.
  7. Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez ajouter à votre archive.
  8. Choisissez l'âge de vos articles à l'aide de l'option calendrier.
  9. Cliquez sur Parcourir et choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer votre fichier d'archive Outlook.
  10. Frappé d'accord en bas pour commencer à créer une archive de courrier électronique dans Outlook.

Une fois l'archive créée, vous pouvez déplacer le fichier PST résultant où vous le souhaitez.

Comment afficher les e-mails archivés dans Outlook

L'accès à vos e-mails archivés dans Outlook pour bureau est aussi simple que dans Outlook pour le web. Il vous suffit de charger votre fichier d'archive dans Outlook et vous verrez tous vos e-mails archivés.

Voici comment importer un fichier d'archive de courrier électronique PST dans Outlook sur votre ordinateur :

  1. Lancer Perspectives .
  2. Clique le Déposer menu en haut.
  3. Sélectionner Ouvrir et exporter dans la barre latérale gauche.
  4. Dans le volet de droite, cliquez sur Ouvrir le fichier de données Outlook lorsque vous importez un fichier de données PST dans le programme.
  5. Accédez au dossier où se trouve votre fichier d'archive, cliquez sur le fichier et appuyez sur Ouvert dans le fond.
  6. Votre fichier devrait se charger dans le programme, et vous devriez alors pouvoir voir tous vos e-mails archivés.

Vous pouvez fusionner vos fichiers Outlook PST si vous avez plusieurs fichiers.

Désencombrer Outlook en archivant les e-mails

Si vous vous sentez dépassé en regardant simplement le nombre d'e-mails dans votre boîte de réception, il est temps de vous débarrasser de certains de ces e-mails en les archivant. Utilisez les méthodes ci-dessus pour déplacer les e-mails les moins importants vers une archive, afin de pouvoir travailler sur ceux qui nécessitent votre attention immédiate.

Le problème avec les e-mails, c'est que les gérer n'est pas facile, même pour les pros. Il existe cependant quelques trucs et astuces que vous pouvez apprendre pour rendre la gestion des e-mails beaucoup moins écrasante.

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A propos de l'auteur Mahesh Makvana(307 articles publiés)

Mahesh est rédacteur technique chez MakeUseOf. Il écrit des guides techniques depuis environ 8 ans maintenant et a couvert de nombreux sujets. Il adore enseigner aux gens comment tirer le meilleur parti de leurs appareils.

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