La meilleure façon de terminer un e-mail de manière professionnelle

La meilleure façon de terminer un e-mail de manière professionnelle

Les e-mails font inévitablement partie de la vie moderne. Que vous envoyiez des e-mails pour les affaires ou la recherche d'emploi, il n'en demeure pas moins que vous devrez les traiter quotidiennement, voire toutes les heures.





Pour cette raison, vous devez consacrer du temps et du soin à la manière dont vous envoyez un e-mail. Ensuite, vous devez également réfléchir à la manière de terminer un e-mail.





Voici les meilleures signatures d'e-mails que vous pouvez utiliser pour que vos communications restent professionnelles. Nous expliquerons également pourquoi il est si important d'avoir une signature électronique si vous en envoyez une pour les affaires.





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1. Pourquoi vous avez besoin d'une bonne fin d'e-mail

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous avez besoin d'une bonne fin d'e-mail :

  • Ne pas avoir une signature appropriée peut sembler impoli ou trop décontracté.
  • Si vous envoyez un e-mail à quelqu'un pour affaires, vous voulez faire comprendre à cette personne que vous êtes un professionnel.
  • Si vous envoyez un e-mail à une entreprise au sujet d'une offre d'emploi, il y a de fortes chances que votre e-mail soit transmis au responsable du recrutement approprié. Vous voulez faire comprendre à ces tiers que vous êtes également un professionnel.

Une bonne signature d'e-mail peut également augmenter vos chances d'obtenir une réponse à cet e-mail. Un appel à l'action --- tel que ' Merci d'avoir pris le temps de lire mon CV, j'ai hâte d'avoir de vos nouvelles ' --- peut servir d'invite.



Lorsque vous rédigez une signature, un bon format d'e-mail doit comprendre :

  • Une ligne de clôture, généralement celle qui exprime une sorte de gratitude ou un appel à l'action.
  • Une salutation de clôture, telle que « Meilleurs vœux », « Sincèrement » ou « Sincères salutations ». Le type de déconnexion par e-mail que vous utilisez dépend du contexte de l'e-mail et de la durée du fil d'e-mail.
  • Votre nom complet sous la salutation de clôture. Cela indiquera clairement qui envoie l'e-mail.
  • À la fin, vous devez mettre votre signature électronique, qui doit inclure vos coordonnées, le lien du site Web et les réseaux sociaux (le cas échéant). C'est ainsi que la personne qui lit l'e-mail connaît des moyens supplémentaires de contacter.

Noter: Assurez-vous de penser au type de signatures électroniques qui correspond à votre style de communication. Les remarques de clôture doivent refléter la situation en termes de professionnalisme et de ton. Ils doivent également sonner authentiques pour vous et votre « voix ».





2. Différents types d'approbations d'e-mails et quand elles sont appropriées

Avant de choisir un e-mail plus proche, utilisez des indices contextuels pour déterminer le type de ton que vous devez définir dans votre e-mail.

  • S'agit-il d'une toute nouvelle entreprise que vous contactez ?
  • L'entreprise en démarrage a-t-elle une façon décontractée de communiquer ?
  • Si ce n'est pas décontracté, s'agit-il d'une entreprise ou d'un service plus ancien et bien établi, comme un bureau gouvernemental ?
  • Connaissez-vous la personne que vous contactez directement ?
  • Les avez-vous déjà envoyés par e-mail ?

Différents types d'entreprises nécessitent différents types d'e-mails. Il est toujours plus sûr d'agir de manière professionnelle, mais d'un autre côté, vous ne voulez pas courir le risque de paraître trop raide ou déconnecté.





Vous devez également décider de la longueur de la fin de votre e-mail. Par exemple, un e-mail d'introduction nécessitera un appel à l'action plus approfondi. Un fil de discussion avec vos collègues peut être décontracté.

Parlons des signatures d'e-mails et de la manière de terminer un e-mail en fonction de la situation.

Moyens courants de terminer un e-mail qui fonctionnent bien

Meilleur ou Meilleurs vœux

  • Toute variation du mot « Meilleur » est généralement une valeur sûre. Il s'agit d'une signature de courrier électronique courante et appropriée pour les environnements décontractés ou formels.
  • Cependant, une étude de Boomerang a noté que cette réponse a un taux de réponse inférieur à la moyenne. Gardez donc cela à l'esprit lorsque vous utilisez « Meilleurs vœux ».

Dans le contexte, ce type de fermeture d'e-mail se lirait comme ceci :

Meilleurs voeux, nom complet

Sincèrement

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  • « Sincèrement est une autre façon courante de terminer un e-mail. Cela fonctionne bien pour les situations commerciales formelles.
  • « Sincèrement » serait un bon moyen de terminer un e-mail lorsque vous postulez à un nouvel emploi dans une entreprise. Il réitère que vous êtes sincère dans votre désir de tendre la main.
  • Vous êtes également sincère dans votre espoir d'avoir des nouvelles de l'autre personne. Ainsi, il apparaît comme authentique.

Dans le contexte, cet e-mail plus proche se lirait comme ceci :

Cordialement, Nom complet

Salutations

  • « Cordialement » risque de paraître trop rigide. Si vous envoyez un e-mail à quelqu'un dans une situation professionnelle formelle, cependant, « Cordialement » fonctionne très bien.

Dans le contexte, cet e-mail plus proche se lirait :

Cordialement, Nom complet

Autres façons courantes de terminer un e-mail qui fonctionne bien :

  • Avec respect
  • Merci beaucoup
  • Vœux chaleureux

Encore une fois, n'oubliez pas de faire correspondre l'ambiance et le ton de la correspondance lorsqu'il s'agit de choisir la signature de courrier électronique qui fonctionne le mieux. Ces facteurs extérieurs affecteront votre taux de réussite.

Une note sur « Cheers »

Bien que « Cheers » soit un moyen probable d'obtenir une réponse, il semble également y avoir des rapports contradictoires sur son efficacité globale.

Essentiellement, « Cheers » peut sembler trop décontracté, en particulier dans un e-mail d'introduction. Il est également préférable de l'adapter à votre style de parole et de communication, pour qu'il soit lu comme authentique.

Façons courantes de mettre fin à un e-mail qui ne fonctionne pas

Nous devons également souligner quelques façons de ne jamais mettre fin à vos e-mails.

Ton ami ou Votre sincèrement

  • À moins qu'il ne s'agisse d'un e-mail personnel et que la personne à l'autre bout du fil soit littéralement votre ami, cela est fallacieux. « Yours Truly » est tout simplement trop informel pour la plupart des entreprises.

Envoyé de mon iPhone

  • Souvent utilisé comme la fin des blagues en ligne, « Envoyé depuis mon iPhone » est l'équivalent moderne d'un post-it mal pensé sur le réfrigérateur. Ça a l'air ringard et de dernière minute.

Prends soin

  • « Faites attention » peut provoquer de l'anxiété chez le destinataire de l'e-mail, selon Interne du milieu des affaires . Cela peut également impliquer qu'il y a quelque chose qui ne va pas chez le destinataire, potentiellement lié à la santé. Cela entraînera un taux de réponse plus faible.

3. L'importance d'une signature électronique

Comme nous l'avons mentionné au début de cet article, la fin d'un e-mail professionnel doit être accompagnée d'une signature d'e-mail.

Nous avons déjà parlé de ce que vous devriez inclure dans cette signature, mais nous tenons à souligner que la signature est importante car c'est essentiellement votre visage public. C'est ainsi que les autres se feront une première impression de vous, surtout si vous travaillez à distance.

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Pensez à une bonne signature de courrier électronique, comme vous habiller pour le travail que vous voulez. Vous devez faire de votre mieux lors de cet entretien d'embauche. La pire chose que vous puissiez faire est de paraître négligent, que ce soit dans votre apparence ou votre comportement.

Terminez vos e-mails en toute confiance

Les e-mails occupent une grande partie de notre vie professionnelle. Malheureusement, c'est quelque chose que nous devrons toujours gérer. Cependant, si vous avez un modèle général pour vos e-mails, vous pourrez les écrire plus rapidement.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l'emailing efficace, voici quelques conseils pour rédiger l'email professionnel parfait.

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A propos de l'auteur Shianne Edelmayer(136 articles publiés)

Shianne a un baccalauréat en design et une formation en podcasting. Maintenant, elle travaille comme rédactrice principale et illustratrice 2D. Elle couvre la technologie créative, le divertissement et la productivité pour MakeUseOf.

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