9 conseils clés pour gérer et organiser vos fichiers informatiques

9 conseils clés pour gérer et organiser vos fichiers informatiques

L'organisation des fichiers sur votre ordinateur peut être délicate. Si vous ne faites pas attention, vos fichiers et dossiers pourraient devenir un désordre tentaculaire dans lequel il est difficile de naviguer et de trouver ce dont vous avez besoin.



C'est pourquoi nous avons rassemblé ces techniques de gestion de fichiers Windows. Il n'y a pas de moyen parfait en matière de gestion de fichiers informatiques, mais ces conseils vous aideront à créer de l'ordre à partir du chaos.

1. Débarrassez-vous de la corbeille

Il y a de fortes chances que vous ayez beaucoup de données sur votre ordinateur dont vous n'avez pas besoin. Votre première étape devrait être de les trouver et de les supprimer car il ne sert à rien d'organiser les fichiers indésirables. Il est également bon de nettoyer votre disque pour faire place à de nouvelles données.





Notre guide pour nettoyer Windows 10 devrait être utile pour cette tâche. Si vous supprimez quelque chose par accident, vous pouvez toujours le récupérer dans la corbeille.

2. Regrouper les fichiers dans des dossiers

Les dossiers sont l'épine dorsale d'une bonne structure organisationnelle. Ils vous permettent de regrouper des fichiers dans des collections logiques.



Par défaut, Windows est livré avec des bibliothèques telles que Documents et Images que vous pouvez utiliser comme point de départ. Dans l'explorateur de fichiers, clic-droit et choisissez Nouveau > Dossier pour commencer à créer.

Il peut être utile de planifier votre structure de dossiers sur du papier avant de vous craquer. Par exemple, voulez-vous diviser votre dossier Images par événement, personnes, lieu ou autre chose ? Voulez-vous que vos documents soient séparés par la vie et le travail ?

Vous pouvez également créer des dossiers dans des dossiers. Cela dit, essayez de ne pas rendre la hiérarchie trop profonde, sinon vous finirez par cliquer constamment sur les dossiers lorsque vous essayez de trouver quelque chose.

3. Créez une convention de nommage cohérente

Il est préférable d'avoir une convention de nommage cohérente pour les dossiers et les fichiers. Il doit être clair ce qu'il y a à l'intérieur sans avoir besoin de l'ouvrir, mais il doit également être relativement concis.

N'oubliez pas que l'explorateur de fichiers peut vous montrer de nombreuses métadonnées intéressantes. Dans le Ruban, allez à Affichage > Ajouter des colonnes . Ici, vous pouvez ajouter des colonnes comme Date modifiée , Taper , et Auteurs . Cela signifie que vous n'avez pas nécessairement besoin d'inclure ces informations dans les noms de fichiers.

Quelques conseils généraux :

  • Lorsque vous utilisez des numéros séquentiels au début des noms, faites précéder de zéros (par exemple 001, 002) pour faciliter le tri.
  • Assurez-vous que votre orthographe et votre grammaire sont exactes afin qu'elles apparaissent correctement dans toutes les recherches.
  • N'utilisez pas d'abréviations. Ils peuvent avoir du sens à l'époque, mais vous oublierez probablement ce qu'ils signifient.

Si vous devez renommer de nombreux fichiers en une seule fois, utilisez un outil tel que Utilitaire de renommage en masse .

4. Accédez rapidement aux dossiers et aux fichiers

C'est bien d'organiser vos fichiers dans des dossiers structurés, mais vous n'avez pas besoin de parcourir cette structure à chaque fois que vous voulez trouver quelque chose. Windows a une recherche puissante. Ouvrez simplement le menu Démarrer, commencez à taper et il analysera tout sur votre ordinateur. Voilà quelque Raccourcis de recherche Windows 10 et astuces à connaître .

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Vous pouvez épingler les dossiers fréquemment consultés dans votre menu Démarrer. Clic-droit et sélectionnez Épingler pour démarrer faire cela. Faites également glisser un dossier sur votre barre des tâches pour l'y épingler. Puis, clic-droit l'icône de l'explorateur de fichiers et il apparaîtra dans le Épinglé section.

Enfin, vous pouvez ajuster l'explorateur de fichiers pour obtenir une meilleure vue d'ensemble de vos données. Basculez vers le Vue onglet dans le ruban. Ici, vous pouvez choisir différents Trier par méthodes, activez la Volet Détails , changer la Disposition , et beaucoup plus. Manipulez ces options jusqu'à ce que vous trouviez quelque chose qui fonctionne pour vous. Vous pouvez également les modifier par dossier. Par exemple, un Grandes icônes la mise en page est bonne pour un dossier de photos, tandis qu'un Lister fonctionne mieux pour les documents.

5. Utiliser des fournisseurs de stockage cloud

Si vous collaborez souvent sur des fichiers avec d'autres ou si vous vous déplacez entre des appareils comme un ordinateur portable et un ordinateur de bureau, il peut être très pénible de continuer à envoyer des fichiers dans les deux sens. Vous vous retrouverez également probablement avec plusieurs fichiers à différents endroits, comme vos documents et vos e-mails.

Un excellent moyen de surmonter cela est d'utiliser un fournisseur de stockage cloud gratuit . Ces services vous offrent plusieurs gigaoctets d'espace pour stocker vos données et les synchroniser sur tous vos appareils.

Des services décents, comme OneDrive ou Google Drive, s'intégreront directement dans l'explorateur de fichiers afin que vous puissiez gérer tous vos fichiers à partir du même endroit.

6. Supprimez les doublons et utilisez des raccourcis

Avoir plusieurs copies du même fichier est un jeu dangereux. Non seulement c'est un gaspillage d'espace de stockage, mais les modifications ne seront pas synchronisées entre elles. Cela pourrait conduire à avoir différentes versions du même document, par exemple.

Les doublons peuvent se produire par accident et peuvent être pénibles à rechercher manuellement. C'est pourquoi il est préférable d'utiliser un programme comme dupeGuru , qui analysera votre ordinateur à la recherche de fichiers en double --- dans le nom et le contenu du fichier, y compris une recherche « floue » de fichiers similaires --- et vous permettra de les supprimer.

Des copies de fichiers surviennent souvent lorsqu'elles sont enregistrées à différents endroits. Ne fais pas ça. Utilisez plutôt des raccourcis. Dans le dossier, clic-droit et choisissez Nouveau > Raccourci et suivez l'assistant.

7. Utilisez des applications de prise de notes

Si vous êtes le genre de personne qui a souvent besoin de prendre des notes ou des pensées, ne laissez pas de fichiers texte errants sur votre ordinateur. Pensez aux notes autocollantes physiques ; ils sont conçus comme des souvenirs temporaires et non comme une solution de stockage permanent. Il en va de même pour votre vie numérique.

Pensez à utiliser une application de prise de notes comme Une note , Evernote , ou un alternative légère à la prise de notes .

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La plupart de ces applications vous permettent de stocker localement et en ligne. Ils sont principalement conçus pour les rebuts et disposent de leurs propres outils d'organisation. Il est de loin préférable de les utiliser et de tout garder au même endroit.

8. Archiver les anciens fichiers si nécessaire

Certaines personnes aiment créer un dossier « Archive » sur leur ordinateur et y déposer d'anciens fichiers, mais c'est comme tout balayer sous le tapis. Une archive appropriée est conçue pour stocker des fichiers auxquels vous n'avez plus besoin d'un accès régulier mais que vous devez toujours conserver. Il est généralement séparé de votre lecteur principal et vous pouvez également utiliser des solutions de stockage plus lentes et moins chères.

Pour connaître l'historique d'un fichier, clic-droit et sélectionnez Propriétés . Ici vous pouvez voir quand le fichier a été Créé , Modifié , et Accédé .

Il est simple de regrouper rapidement des fichiers en fonction de leur date de modification. Dans l'explorateur de fichiers, cliquez dans la zone de recherche en haut à droite, puis utilisez le Date modifiée liste déroulante sur le ruban. Vous pouvez lier ce paramètre avec d'autres chaînes de recherche. Par exemple, vous pouvez rechercher des fichiers DOC modifiés pour la dernière fois en 2019.

En règle générale, vous n'avez besoin d'archiver que si vous manquez d'espace de stockage sur votre lecteur principal. Sinon, il n'y a aucun mal à conserver les anciennes données à condition qu'elles soient correctement organisées.

9. Respectez votre plan d'organisation

Ne gaspillez pas tout votre travail d'organisation. Tenez-vous en à votre plan. Il peut être très tentant d'enregistrer un fichier rapidement en le nommant au hasard et en le jetant sur votre bureau. Il y a beaucoup de de meilleures façons de stocker vos fichiers que le bureau .

Si vous ne continuez pas, vous vous retrouverez dans le désordre des fichiers dans lequel vous avez commencé. Lors de la création ou de l'enregistrement d'un nouveau fichier, prenez un moment pour lui donner un bon nom et placez-le dans le bon dossier . Votre futur moi vous remerciera.

Organisez automatiquement vos fichiers

Ces conseils ne manqueront pas de vous aider à établir une base solide pour l'organisation de vos fichiers. L'époque où vous ne pouviez pas trouver quelque chose dont vous aviez besoin est révolue depuis longtemps. Vous saurez exactement comment localiser le fichier que vous voulez.

Cependant, nos conseils ne s'arrêtent pas là. Vous pouvez alléger la charge en utilisant ces applications pour organiser automatiquement vos fichiers Windows .

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A propos de l'auteur Joe Keeley(652 articles publiés)

Joe est né avec un clavier dans les mains et a immédiatement commencé à écrire sur la technologie. Il a un BA (Hons) en affaires et est maintenant un écrivain indépendant à temps plein qui aime rendre la technologie simple pour tout le monde.

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