8 façons surprenantes d'importer des données dans Microsoft Word

8 façons surprenantes d'importer des données dans Microsoft Word

Microsoft Word est le programme standard de facto pour les documents Microsoft Office, des documents de recherche aux rapports professionnels . Mais parfois, vous avez des données dans un autre programme que vous devez référencer ; cela peut être dans Microsoft Excel, cela peut être un PDF, cela peut même être un autre document Word. Savoir importer ces données peut vous faire gagner beaucoup de temps.



Dans cet article, nous aborderons huit manières différentes d'importer des informations dans vos documents Microsoft Word ; certains seront utiles pour des choses comme des rapports, d'autres seront bons pour des lettres types et des projets similaires, et d'autres ne feront que gagner du temps dans quelques situations spécifiques lorsque vous avez besoin de quelque chose hors de l'ordinaire .

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Étant donné que Microsoft Excel est la ressource la plus polyvalente pour importer des données, nous allons commencer par là.





Importer un tableau à partir de Microsoft Excel

Mise en forme des tableaux dans Microsoft Word est terrible. C'est pourquoi Microsoft Excel existe, n'est-ce pas ? Heureusement, Microsoft a eu la prévoyance de vous permettre d'inclure des tableaux directement à partir d'Excel dans votre document Word afin que vous puissiez effectuer toute la mise en forme dans Excel, où c'est beaucoup plus facile.

Pour commencer, sélectionnez les cellules que vous souhaitez copier dans Microsoft Excel, appuyez sur Édition > Copier , et retournez à Microsoft Word.



Aller à Edition > Collage spécial... (ou faites un clic droit et sélectionnez Pâte Spéciale... ) et sélectionnez Coller le lien dans la barre latérale gauche. Dans le Comme... menu, sélectionnez Objet feuille de calcul Microsoft Excel , puis appuyez sur d'accord .

Vous verrez maintenant les cellules que vous avez sélectionnées directement dans votre document Microsoft Word. Et parce que vous avez sélectionné Coller le lien à la place de Pâte , ces cellules seront mises à jour chaque fois que vous apporterez des modifications à votre feuille de calcul Microsoft Excel.

Si vous sélectionnez Pâte à la place de Coller le lien , vos cellules ne seront pas mises à jour lorsque vous apporterez des modifications à la feuille de calcul. Il a cependant l'avantage de fonctionner que la feuille Excel soit présente ou non. Donc, si vous n'avez pas besoin de mises à jour - si vous imprimez ou si vous envoyez le fichier par courrier électronique à quelqu'un d'autre et qu'il doit afficher les données correctes, par exemple - vous pouvez utiliser Pâte .

Importer une seule cellule à partir de Microsoft Excel

Vous pouvez également utiliser la même méthode que ci-dessus pour les cellules individuelles :

Dans ce cas, au lieu de sélectionner Objet feuille de calcul Microsoft Excel , J'ai sélectionné Texte non formaté ; c'est pourquoi le numéro est présenté avec le même formatage que le reste du document Microsoft Word. Il est toujours mis à jour de la même manière, mais vous n'avez pas à essayer de placer la zone de texte au bon endroit.

Vous pouvez utiliser cette même stratégie avec un tableau entier, si vous souhaitez également que la mise en forme soit cohérente avec votre document Word. Si cela ne fonctionne pas ou si vous avez besoin d'un comportement plus compliqué à partir de votre cellule unique, vous pouvez essayer d'utiliser Visual Basic pour intégrer des données Excel dans votre document Word.

Importer un graphique ou un graphique à partir de Microsoft Excel

Comme pour l'importation d'un tableau, il peut être très pratique d'importer un graphique ou un graphique de Microsoft Excel dans Word, afin qu'il se mette automatiquement à jour chaque fois que vous apportez des modifications à la feuille de calcul Excel. Cela peut être particulièrement utile si vous devez créer des rapports réguliers qui incluent des graphiques. Heureusement, Microsoft a rendu ce processus extrêmement simple : il suffit de copier et de coller le graphique de Microsoft Excel dans Word.

Vous pouvez également cliquer et faire glisser le graphique de Microsoft Excel vers Word pour l'intégrer dans le fichier. Quoi qu'il en soit, le graphique sera désormais automatiquement mis à jour chaque fois que vous apporterez des modifications à la feuille de calcul d'origine.

Fusion et publipostage à partir de Microsoft Excel

Un publipostage vous permet de créer un grand nombre de lettres, d'étiquettes, d'enveloppes ou à peu près n'importe quoi d'autre dans Microsoft Word à l'aide de données d'Excel. L'article de Brad sur comment effectuer un publipostage avec Microsoft Excel et Word couvre le sujet plus en détail que je ne le pourrais jamais, mais la version courte est que vous utiliserez Outils > Gestionnaire de publipostage pour sélectionner votre source de données et créer le modèle dans Microsoft Word.

Si vous utilisez une ancienne version de Microsoft Office, ce didacticiel de publipostage utilisant Office 2007 peut être utile, et vous pouvez même utiliser publipostage pour les e-mails de masse dans Outlook . L'utilisation du publipostage peut prendre un certain temps, mais une fois que vous l'aurez compris, ce sera l'un des outils les plus utiles de votre arsenal Office.

Importation de fichiers PDF

Un petit avertissement : lorsque vous importez un fichier PDF dans Microsoft Word, il s'agit essentiellement d'un fichier image et non de texte. Si vous souhaitez pouvoir sélectionner ou modifier du texte, vous devrez le copier et le coller à partir du fichier PDF. Si, toutefois, vous souhaitez simplement intégrer un PDF dans votre document Microsoft Word, appuyez sur Insertion > Objet , puis sélectionnez À partir du fichier... et choisissez votre PDF.

Vous vous retrouverez avec le PDF intégré comme ceci :

Ce n'est pas génial pour les PDF textuels, mais s'il y a des images dans le fichier, c'est plus facile que de copier-coller ou de trouver un moyen de transformer le PDF en fichier image pour l'insérer dans votre document Microsoft Word.

Importation automatique de texte à partir d'autres documents Word

Si vous devez taper la même chose régulièrement, vous pourrez peut-être gagner du temps en la plaçant dans un document Microsoft Word et en la référençant simplement à partir d'un autre document.

Disons que vous avez un tas de lettres types que vous devez envoyer qui doivent toutes inclure votre nom et l'entreprise pour laquelle vous travaillez, mais votre employeur change régulièrement. Vous ne voulez pas modifier chaque lettre chaque fois que vous obtenez un nouveau contrat, vous pouvez donc simplement stocker votre approbation dans un seul document et mettre toutes les autres à jour chaque fois que vous apportez une modification.

Passer par un exemple aidera à rendre cela plus clair. Voici un document « texte pouvant être mis à jour » que j'ai enregistré :

Je souhaite inclure chacun de ces éléments - une approbation, des informations de contact et un devis - dans chacune des lettres. Pour ce faire, je vais créer un signet sur chacun. Pour créer un signet, mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez lier dans d'autres documents, puis cliquez sur Insertion > Signet .

Tapez le nom de votre signet et cliquez Ajouter .

Maintenant, enregistrez le fichier et notez le chemin complet vers l'endroit où il est enregistré. Pour insérer votre texte enregistré, accédez à un autre document Microsoft Word et appuyez sur Insérer > Champ . Sélectionner InclureTexte du Noms de champs menu.

Maintenant, dans la zone de texte sous le menu, tapez 'INCLUDETEXT '[chemin d'accès au fichier]' [nom du signet]'. Quand je l'ai tapé, ça ressemblait à ça :

INCLUDETEXT 'Macintosh HD:Users:dralbright:Documents:updateable-text.docx' approbation

(Si vous utilisez Windows, vous devrez utiliser la notation standard pour les chemins, qui commence par 'C:\'. Notez que vous devez inclure deux barres obliques inverses entre chaque section au lieu d'une.) Maintenant, appuyez sur d'accord , et vous verrez le texte inséré dans votre document.

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De temps en temps, vous taperez quelque chose de mal et vous obtiendrez une erreur, comme celle-ci :

Pour le corriger, faites un clic droit n'importe où sur l'erreur et sélectionnez Basculer les codes de champ — cela vous permettra de voir et de modifier les codes depuis l'intérieur du document. Vous pouvez également l'utiliser sur les champs qui fonctionnent correctement si vous devez apporter une modification.

À partir de là, vous pouvez effectuer toutes les corrections dont vous avez besoin. Dans cet exemple, il y a un signe égal supplémentaire au début du code.

Après suppression du signe égal, le champ fonctionne correctement.

Pour apporter une modification à tous les documents que vous avez liés à votre signet, revenez à votre fichier texte commun et effectuez simplement les modifications. Ici, j'ai remplacé la citation de Groucho Marx par celle d'Oscar Wilde.

Dans vos autres documents, faites un clic droit sur le champ qui a été mis à jour et sélectionnez Mettre à jour le champ .

Et voilà, le champ se met à jour avec les nouvelles informations.

Cela peut sembler beaucoup de travail, mais si vous devez taper les mêmes choses régulièrement, cela pourrait vous faire gagner énormément de temps à long terme. Cela prend un certain temps de configuration sur le front-end, mais vous verrez immédiatement la commodité de ce système. N'oubliez pas de consulter d'autres automatisations Office utiles avec IFTTT pour gagner du temps également.

Importer du texte à partir d'un fichier texte ou d'un document Microsoft Word

Si vous voulez obtenir du texte à partir d'un fichier texte ou d'un document Word, mais que vous ne voulez pas l'ouvrir, sélectionnez tout, copiez-le, revenez à votre document et collez-le (cela peut prendre beaucoup de temps si vous avez des centaines de pages de texte), vous pouvez importer directement. Frappez juste Insérer > Fichier et sélectionnez le fichier texte ou le document Word à partir duquel vous souhaitez importer du texte.

Après avoir sélectionné le fichier (vous devrez peut-être modifier le Permettre liste déroulante à Tous les documents lisibles ), vous verrez le texte intégral dans votre document Microsoft Word.

Importer du texte à partir d'une page Web

Si vous souhaitez conserver une copie à jour d'une page Web dans un document Microsoft Word, vous pouvez également le faire ! Disons que je veux un fichier texte en ligne contenant Un conte de deux villes dans mon document. J'utiliserai le même champ INCLUDETEXT, mais au lieu d'utiliser un chemin local, j'utiliserai l'URL :

La mise à jour du champ amène le livre entier dans mon document.

Vous obtiendrez les meilleurs résultats avec un site Web contenant beaucoup de texte. Vous pouvez voir ce qui se passe lorsque j'essaie d'utiliser INCLUDETEXT pour afficher la page d'accueil de MakeUseof :

Si vous avez besoin d'importer le texte mis à jour d'un site Web dans votre document, cela vaut vraiment la peine de jouer avec. Vous devrez peut-être expérimenter un peu, mais cela pourrait potentiellement être un outil très utile.

Qu'est-ce que Tu Importer dans Microsoft Word ?

Nous avons couvert huit choses différentes que vous pouvez importer dans Microsoft Word ici - mais il y a probablement plus d'options là-bas. Qu'avez-vous importé dans Microsoft Word ? Partagez les choses les plus utiles que vous avez pu importer, afin que nous puissions tous nous entraider et gagner du temps en devenant des maîtres de Word !

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A propos de l'auteur Puis Albright(506 articles publiés)

Dann est un consultant en stratégie de contenu et marketing qui aide les entreprises à générer de la demande et des prospects. Il blogue également sur la stratégie et le marketing de contenu sur dannalbright.com.

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