5 astuces de remplissage automatique de Microsoft Excel pour créer des feuilles de calcul plus rapidement

5 astuces de remplissage automatique de Microsoft Excel pour créer des feuilles de calcul plus rapidement

Lorsque vous remplissez des feuilles de calcul, les fonctionnalités de remplissage automatique d'Excel sont le moyen le plus efficace de gagner du temps. La plupart des gens ne réalisent pas qu'ils peuvent automatiser beaucoup de choses qu'ils font manuellement sur Excel.





Par exemple, vous souhaitez peut-être appliquer une formule à chaque deuxième ou troisième ligne lorsque vous faites glisser vers le bas pour le remplissage automatique. Ou peut-être voulez-vous remplir tous les blancs d'une feuille. Cet article vous montrera cinq des moyens les plus efficaces d'automatiser le remplissage des colonnes.





1. Remplir automatiquement toutes les autres cellules dans Excel

Quiconque utilise Excel depuis un certain temps sait comment utiliser la fonction de remplissage automatique pour remplir automatiquement une cellule Excel en fonction d'une autre.





Il vous suffit de cliquer et de maintenir votre souris dans le coin inférieur droit de la cellule, et de la faire glisser vers le bas pour appliquer la formule de cette cellule à chaque cellule en dessous (similaire à copier des formules dans Excel ).

Dans le cas où une première cellule n'est qu'un nombre et non une formule, Excel remplirait automatiquement les cellules en comptant vers le haut par un.



Cependant, que se passe-t-il si vous ne souhaitez pas appliquer la formule de remplissage automatique d'Excel à chaque cellule en dessous ? Par exemple, que se passe-t-il si vous souhaitez uniquement que toutes les autres cellules se remplissent automatiquement et concaténent le prénom et le nom, mais que vous ne souhaitez pas modifier les lignes d'adresse ?

Comment remplir automatiquement toutes les autres cellules dans Excel

Vous pouvez le faire en modifiant légèrement votre procédure de remplissage automatique. Au lieu de cliquer sur la première cellule, puis de la faire glisser depuis le coin inférieur droit, vous allez plutôt mettre en surbrillance les deux premières cellules. Ensuite, placez la souris dans le coin inférieur droit des deux cellules jusqu'à ce que le curseur se transforme en ' + '.





Maintenant, maintenez et faites glisser vers le bas comme vous le feriez normalement.

Excel ne remplit plus automatiquement chaque cellule en fonction de la première cellule, mais ne remplit désormais qu'une cellule sur deux dans chaque bloc.





Comment les autres cellules sont gérées

Et si ces deuxièmes cellules ne sont pas vides ? Eh bien, dans ce cas, Excel appliquera les mêmes règles dans la deuxième cellule du premier bloc que vous avez mis en surbrillance à toutes les autres cellules également.

Par exemple, si la deuxième cellule contient un « 1 », Excel remplira automatiquement toutes les autres cellules en comptant par 1.

Vous pouvez imaginer à quel point cette flexibilité pourrait grandement améliorer l'efficacité avec laquelle vous pouvez remplir automatiquement les données dans les feuilles. C'est l'une des nombreuses façons dont Excel vous permet de gagner du temps tout en traitant un grand nombre de données.

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2. Remplissage automatique jusqu'à la fin des données dans Microsoft Excel

Une chose que les gens rencontrent souvent lorsqu'ils travaillent sur des feuilles de calcul Excel dans un environnement d'entreprise est de gérer des feuilles de calcul volumineuses.

Il est assez facile de faire glisser le curseur de la souris du haut vers le bas d'un ensemble de 100 à 200 lignes afin de remplir automatiquement cette colonne. Mais que se passe-t-il s'il y a en fait 10 000 ou 20 000 lignes dans la feuille de calcul ? Faire glisser le curseur de la souris vers le bas sur 20 000 lignes prendrait beaucoup de temps.

Il existe une astuce rapide pour rendre cela plus efficace. Voici comment remplir automatiquement de grandes zones dans Excel. Au lieu de faire glisser tout le long de la colonne, maintenez simplement la touche Maj du clavier enfoncée.

Maintenant, vous remarquerez que lorsque vous placez votre souris dans le coin inférieur droit de la cellule, au lieu d'une icône plus, c'est une icône avec deux lignes horizontales parallèles.

Maintenant, il ne vous reste plus qu'à double-cliquer cette icône et Excel remplira automatiquement toute la colonne, mais uniquement jusqu'à l'endroit où la colonne adjacente contient réellement des données.

Cette seule astuce peut vous faire gagner d'innombrables heures à essayer de faire glisser la souris vers le bas sur des centaines ou des milliers de lignes.

3. Remplissez les blancs

Imaginez que vous ayez été chargé de nettoyer une feuille de calcul Excel et que votre patron vous demande de appliquer une formule spécifique à chaque cellule vide d'une colonne.

Vous ne pouvez voir aucun modèle prévisible, vous ne pouvez donc pas utiliser l'astuce de remplissage automatique 'tous les autres x' ci-dessus. De plus, cette approche effacerait toutes les données existantes dans la colonne. Que pouvez-vous faire?

Eh bien, il y a une autre astuce que vous pouvez utiliser pour remplir uniquement cellules vides avec ce que vous voulez.

Dans la feuille ci-dessus, votre patron veut que vous remplissiez n'importe quelle cellule vide avec la chaîne « N/A ». Dans une feuille avec seulement quelques lignes, ce serait un processus manuel facile. Mais dans une feuille avec des milliers de lignes, cela vous prendrait une journée entière.

Alors, ne le faites pas manuellement. Sélectionnez simplement toutes les données de la colonne. Ensuite, allez au Accueil menu, sélectionnez le Rechercher et sélectionner icône, sélectionnez Aller au spécial .

Dans la fenêtre suivante, sélectionnez Blancs .

Dans la fenêtre suivante, vous pouvez entrer la formule dans la première cellule vide. Dans ce cas, il vous suffit de taper N / A puis appuyez sur Ctrl + Entrée de sorte que la même chose s'applique à chaque cellule vide trouvée.

Si vous le souhaitez, au lieu de « N/A », vous pouvez saisir une formule dans la première cellule vide (ou cliquer sur la valeur précédente pour utiliser la formule de la cellule juste au-dessus de la cellule vide).

Lorsque vous appuyez Ctrl + Entrée , il appliquera la même formule à toutes les autres cellules vides. Le nettoyage d'une feuille de calcul en désordre peut être assez rapide et facile avec cette fonctionnalité.

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4. Remplir avec la macro de valeur précédente

Cette dernière astuce prend en fait quelques étapes. Vous devez cliquer sur un tas d'éléments de menu - et réduire les clics est ce qui compte pour devenir plus efficace, n'est-ce pas ?

Prenons donc ce dernier tour un peu plus loin. Automatisons-le avec une macro. La macro suivante recherchera essentiellement dans une colonne et recherchera une cellule vide. S'il est vide, il copiera la valeur ou la formule de la cellule au-dessus.

Pour créer la macro, cliquez sur le Développeur élément de menu, puis cliquez sur le Macro icône.

Nommez la macro, puis cliquez sur le Créer une macro bouton. Cela ouvrira une fenêtre d'éditeur de code. Collez le code suivant dans la nouvelle fonction.

FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the row number.')
LastRow = Range(FirstColumn & '65536').End(xlUp).Row
For i = FirstRow To LastRow
If Range(FirstColumn & i).Value = '' Then
Range(FirstColumn & (i - 1)).Copy Range(FirstColumn & i)
End If
Next i

L'approche du script ci-dessus est de le rendre flexible, de sorte qu'il permettra à l'utilisateur de la feuille de spécifier sur quelle colonne et quelle ligne commencer. Alors maintenant, quand vous avez une feuille qui ressemble à ceci :

Une fois que vous avez rempli la cellule vide avec la même formule que la cellule au-dessus, vous pouvez exécuter votre macro pour combler les lacunes de la colonne G.

Une fois que vous avez répondu aux invites pour la colonne et la ligne de départ, toutes les lacunes de cette colonne sont remplies sans toucher aux données existantes.

Il s'agit essentiellement de remplir automatiquement la colonne tout en laissant les données existantes seules. Ce n'est pas facile à faire en faisant simplement glisser la souris vers le bas de la colonne, mais en utilisant soit l'approche pilotée par menu décrite ci-dessus, soit l'approche macro décrite dans cette section, c'est possible.

5. Macro de calculs itératifs

Les calculs itératifs sont basés sur les résultats des lignes précédentes. Par exemple, le bénéfice de l'entreprise du mois suivant peut dépendre du bénéfice du mois précédent.

Dans ce cas, vous devez inclure la valeur de la cellule précédente dans le calcul qui incorpore les données de toute la feuille ou du classeur. Cela signifie que vous ne pouvez pas simplement copier et coller la cellule, mais effectuer le calcul en fonction des résultats réels à l'intérieur de la cellule.

Modifions la macro précédente pour effectuer un nouveau calcul basé sur les résultats de la cellule précédente.

FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the first row number.')
LastRow = InputBox('Please enter the last row number.')
For i = FirstRow To LastRow
Range(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i - 1)).Value * 0.1)
Next i

Dans ce script, l'utilisateur fournit à la fois le premier et le dernier numéro de ligne. Comme il n'y a pas de données dans le reste de la colonne, le script n'a aucune idée par où commencer. Une fois que le script a fourni la plage, il effectuera un calcul interactif en utilisant la valeur précédente et remplira la colonne entière avec les nouvelles données.

Gardez à l'esprit qu'il ne s'agit que d'une approche alternative aux calculs itératifs. Vous pouvez faire la même chose en tapant une formule directement dans la cellule vide suivante et en incluant la cellule précédente dans la formule. Ensuite, lorsque vous remplissez automatiquement cette colonne, elle incorpore la valeur précédente de la même manière.

L'avantage d'utiliser une macro est que si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une logique avancée au calcul interactif, ce que vous ne pourriez pas faire dans une simple formule de cellule.

Vous pouvez en savoir plus sur erreurs à éviter lors de la création de macros Excel ici .

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Le remplissage automatique des colonnes Excel est un jeu d'enfant

Comme vous pouvez le voir, l'approche que vous choisissez lors du remplissage automatique des colonnes peut vraiment réduire votre charge de travail. C'est particulièrement important lorsque vous utilisez des feuilles de calcul contenant des milliers de colonnes ou de lignes. Après un peu de patience et de pratique, vous pourrez sans effort remplir automatiquement des formules dans Excel.

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A propos de l'auteur Ryan Dubé(942 articles publiés)

Ryan est titulaire d'un baccalauréat en génie électrique. Il a travaillé 13 ans dans l'ingénierie d'automatisation, 5 ans dans l'informatique, et est maintenant ingénieur d'applications. Ancien rédacteur en chef de MakeUseOf, il a pris la parole lors de conférences nationales sur la visualisation des données et a été présenté à la télévision et à la radio nationales.

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