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Quand vous pensez à un bon moment, quelle est la première chose qui vous vient à l'esprit ? Probablement pas un organigramme? Eh bien, donnez-moi cinq minutes et je vais changer ça.
Quiconque me connaît bien sait que j'aime Organigrammes . J'aime les utiliser pour les choses habituelles comme la création du flux logique d'un programme ou le fonctionnement d'un système informatique complexe. Cependant, les organigrammes peuvent faire bien plus pour vous. Ils vous aident à prendre des concepts qui semblent très abstraits et désorganisés, et à les trier en des chemins logiques très clairement définis qui vous emmènent de l'endroit où vous êtes maintenant à l'endroit où vous voulez être.
Si vous avez lu MakeUseOf, vous avez probablement rencontré une ou deux applications de cartes mentales. Par exemple, il y a MindMup pour Google Drive qui Angela a couvert avant , Saikat a expliqué comment construire une carte mentale dans Microsoft Word , et Umar a examiné MyndBook pour la création de cartes mentales en ligne . En résumé, une carte mentale n'est en réalité guère plus qu'un organigramme qui s'écoule d'un nœud central vers l'extérieur. C'est une façon d'organiser le flux d'un processus ou d'une information, mais ce n'est certainement pas la seule.
Dans cet article, je vais passer en revue cinq exemples d'autres formats d'organigramme que vous pouvez utiliser, selon le projet sur lequel vous travaillez ou pour quoi vous souhaitez utiliser l'organigramme. Je vous garantis que lorsque vous aurez terminé de lire ici, vous aurez probablement pensé à quelques moyens utiles d'utiliser des organigrammes pour organiser votre propre vie ou votre flux de travail.
Diagrammes de cause à effet
L'un de mes organigrammes préférés est celui de cause à effet. Cela vous permet en quelque sorte de mettre en place un flux d'arguments pour et contre - un peu comme planifier les dix prochains mouvements d'échecs de votre vie et essayer de comprendre ce qui se passera probablement en fonction de vos choix.
Vous vous demandez peut-être comment une telle chose pourrait être pratique, mais vous pouvez en fait utiliser un tel organigramme pour détailler comment vos finances se dérouleront. Il n'y a pas longtemps, j'ai écrit sur l'utilisation d'Excel pour gérer votre dette. La technique que j'ai détaillée là-bas était quelque chose que j'ai appelé « l'effet boule de neige ». Sans utiliser cette technique de remboursement de la dette, le remboursement de votre dette au fil du temps ressemble à l'organigramme ci-dessous.
C'est-à-dire six dettes distinctes avec un paiement mensuel fixe ayant toutes leurs propres périodes de remboursement définies indépendamment les unes des autres. Ils prennent chacun autant de temps à rembourser que le paiement minimum le permet. Cependant, à l'aide d'un organigramme de cause à effet, vous pouvez détailler à quel point l'approche « boule de neige » est puissante - c'est-à-dire qu'une fois qu'une dette est remboursée, prendre le paiement minimum de celle-ci et l'appliquer (l'ajouter) au paiement minimum d'une deuxième dette. Voici à quoi ressemble ce nouvel organigramme.
Pourquoi utiliser un organigramme pour planifier cela ? Eh bien, il organise les données dans un espace beaucoup plus petit. Par exemple, remplacer « Dette n 1 » ci-dessus par le nom du débiteur et le montant de la dette vous permet de stocker ces informations en un seul endroit. Si vous souhaitez rendre l'organigramme encore plus précis, vous pouvez utiliser l'exemple de feuille Excel auquel j'ai lié ci-dessus pour calculer le temps qu'il faudra à chaque dette pour être payée et tracer la longueur de sa ligne dans l'organigramme en conséquence. Cela vous donnerait une représentation graphique du flux de paiement réel pour toutes vos dettes.
Si vous faites cela, vous verrez à quel point le deuxième organigramme est considérablement plus court, ce qui signifie à quel point votre dette sera remboursée plus rapidement.
Organiser votre espace de travail
Dans l'industrie manufacturière, nous avons un terme appelé « fabrication au plus juste », qui signifie réduire autant que possible les déchets d'un processus de fabrication. Le gaspillage peut être le nombre d'étapes que vous effectuez d'un poste de travail à l'autre, le nombre de fois que vous devez aller et venir pour obtenir des outils, etc.
L'utilisation d'un organigramme de salle vous permet de faire des choses comme simplifier tout type de tâche que vous effectuez dans n'importe quel espace de travail. Êtes-vous un cuisinier travaillant dans une cuisine et souhaitez-vous réduire le temps qu'il vous faut pour préparer certains aliments que vous préparez souvent ? L'utilisation de cet organigramme vous aidera à déterminer où placer les bons outils et comment organiser votre cuisine pour accélérer les choses. Si vous êtes un technicien informatique et que vous devez effectuer de nombreuses tâches répétitives, telles que l'échange de sauvegardes sur bande ou l'expédition de composants électroniques nécessitant souvent des réparations, un organigramme de l'espace de travail peut rationaliser le temps qu'il vous faut pour faire votre travail.
Dans l'exemple ci-dessus, il montre comment un organigramme d'espace de travail a été utilisé pour détailler le flux de travail de la production d'un film indépendant. Il part de la cabine (représentant l'équipe de conception), puis se dirige vers la salle du conseil où un comité choisit parmi les meilleures idées. De là, il passe à l'équipe créative, puis à l'équipe de développement qui concrétise toutes les idées, et enfin c'est l'heure du spectacle.
Parfois, cela peut n'être rien de plus que de montrer un flux de travail à l'aide de symboles, mais si vous pouvez redessiner un espace de bureau de sorte que l'équipe créative se trouve dans un endroit plus proche de l'équipe de développement, alors il sera évidemment plus facile pour eux de collaborer et d'obtenir leur travail effectué plus efficacement.
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Établir des objectifs de vie
Il n'y a pas si longtemps, j'ai écrit sur l'utilisation d'Excel pour la gestion des objectifs. Si vous souhaitez élaborer votre plan pour votre vie globale de manière plus graphique, alors un organigramme est la voie à suivre.
Pour utiliser un organigramme pour planifier vos objectifs de vie, commencez par créer une rangée supérieure de « bulles » représentant les 5 ou 6 principaux objectifs de vie que vous souhaitez accomplir avant de mourir. Cela pourrait être écrire un grand roman, parcourir le monde, devenir millionnaire - peu importe.
Maintenant, travaillez à l'envers. Reverse engineering de ces rêves. Que faut-il faire pour devenir millionnaire ? Eh bien, vous aurez besoin de plusieurs comptes qui ont atteint un certain objectif en dollars au moment de votre retraite.
Que devez-vous faire pour atteindre ces objectifs individuels d'ici à la retraite ? Eh bien, vous devrez peut-être économiser 15% de votre salaire sur votre 401k au travail. Vous devrez peut-être être discipliné pour économiser une certaine somme d'argent sur votre compte d'épargne. Un organigramme peut vous aider à tracer la feuille de route de vos objectifs, et en revenant des grands objectifs aux tâches plus petites, vous pouvez éventuellement résumer ces grands objectifs aux tâches quotidiennes que vous devez effectuer pour réaliser ces rêves.
Conservez des enregistrements de votre technologie domestique
Combien d'appareils électroniques avez-vous dans votre maison ? La maison moyenne dispose aujourd'hui de 2 à 4 smartphones, peut-être de quelques tablettes, de plusieurs ordinateurs, d'un téléviseur intelligent, d'une imprimante sans fil, etc. De nos jours, une famille a besoin de son propre informaticien juste pour que tout fonctionne, et lorsque les choses tournent mal, connaissez-vous l'adresse MAC ou les informations de garantie pour ces appareils ? Est-ce que au moins tu savoir quels sont tous les appareils?
À l'aide d'un organigramme de réseau, vous pouvez dresser un inventaire de tous les appareils de la maison, ainsi que la façon dont ils se connectent à votre réseau. Dans le schéma ci-dessous, j'ai principalement des appareils sans fil à la maison, ainsi que deux appareils câblés au routeur.
Pourquoi utiliser un diagramme graphique pour suivre ces choses ? Eh bien, non seulement vous pouvez également étiqueter chaque appareil avec l'adresse MAC, le nom du réseau de l'appareil et les informations de garantie, mais vous pouvez également disposer le diagramme de manière à indiquer généralement où ces appareils peuvent être trouvés dans la maison. Avoir les détails de l'adresse MAC et du nom de l'appareil peut vraiment aider au dépannage lorsque vous êtes connecté au routeur sans fil.
Organiser des projets compliqués
Évidemment, nous vous avons montré à plusieurs reprises sur MakeUseOf à quel point un outil de création de diagrammes est efficace lorsqu'il s'agit de mettre en page et d'organiser des projets vraiment volumineux et complexes. C'est en fait là que le format 'mindmap' fonctionne le mieux. C'est-à-dire, commencer par un « nœud » central comme objectif final de votre projet, puis se ramifier à partir de cet objectif vers les nombreux sous-objectifs différents qui vous y mèneront. L'exemple ci-dessous montre comment vous pouvez utiliser un organigramme pour organiser un projet visant à étendre la taille de votre maison.
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Le projet comprend trois sous-objectifs - la finition du sous-sol, la finition du porche avant et l'agrandissement de la chambre à l'étage. Ces trois objectifs sont ensuite décomposés en leurs morceaux individuels. Il existe peu d'outils plus efficaces qu'un organigramme pour organiser des projets vraiment énormes d'une manière que tout le monde peut comprendre en un coup d'œil.
Pourquoi les organigrammes sont si puissants
L'esprit humain fonctionne vraiment bien pour comprendre des choses complexes dans un format plus visuel. Vous pouvez écrire un e-mail de 4 ou 5 paragraphes à quelqu'un, essayant d'expliquer la mise en page d'un projet énorme, ou vous pouvez lui envoyer un organigramme d'une page qui montre chaque détail du projet d'une manière facile à suivre et à comprendre.
Alors, comment utilisez-vous les organigrammes dans votre vie ou dans votre travail ? Les avez-vous déjà utilisés à des fins plus créatives et uniques ? Partagez certaines de vos idées d'organigramme farfelues dans la section commentaires ci-dessous !
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Ryan est titulaire d'un baccalauréat en génie électrique. Il a travaillé 13 ans dans l'ingénierie d'automatisation, 5 ans dans l'informatique, et est maintenant ingénieur d'applications. Ancien rédacteur en chef de MakeUseOf, il a pris la parole lors de conférences nationales sur la visualisation des données et a été présenté à la télévision et à la radio nationales.
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