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Je pense que vous serez d'accord avec moi quand je dis :
Il est VRAIMENT difficile de mettre à niveau Microsoft Office toutes les quelques années.
C'est généralement comme ça que ça se passe toujours avec de nouveaux logiciels et des fonctionnalités plus intelligentes. Mais c'est une chose différente lorsqu'une personne sur sept dans le monde utilise Microsoft Office, tout comme 83 % des entreprises du Fortune 500. Oui, Microsoft Office 2016 est maintenant dans l'éblouissement. Et il est temps que vous pensiez à la mise à niveau.
Mais en avez-vous besoin ?
Eh bien, vous pouvez arriver à cette décision en quelques minutes pour lire les 13 raisons principales.
Le premier changement que vous repérerez instantanément
Couleurs différentes. Réellement.
Microsoft Office 2016 présente Coloré qui est le thème par défaut et chaque application obtient une couleur différente. Microsoft Word est bleu foncé, Excel est vert, PowerPoint est orange, Outlook est bleu clair et OneNote est violet. Cela permet d'atténuer la monotonie blanchâtre des versions précédentes.
Comme toujours, vous pouvez changer la couleur en l'un des trois choix de Fichier > Compte > Thème Office .
Conseil de pro : Si vous avez des problèmes visuels, le thème gris foncé à contraste élevé pourrait être un économiseur d'oeil.
Les étiquettes des onglets du ruban sont désormais en casse de titre. Ce sont deux petits changements et à peine un qui vous convaincront de passer à la dernière version. Mais c'est bien de faire un début agréable avant d'en venir aux fonctionnalités lourdes.
Faites-en plus avec l'assistance « Dites-moi »
Vous vous souvenez de Clippy ?
Pour ceux qui se sont sentis perdus parmi les options infinies de Microsoft Office, le Dis moi ce que tu veux faire est le cousin le plus intelligent de Clippy. Remarquez la petite icône représentant une ampoule au milieu du ruban. C'est l'intelligence personnifiée - vous n'avez qu'à lui dire ce que vous voulez faire. Pas besoin de chercher des commandes ou de fouiller dans le fichier d'aide.
Tapez ce que vous voulez faire dans le programme Microsoft Office et le petit génie vous montre non seulement comment le faire, comme une fonction d'aide, mais vous permet de le faire directement à partir d'ici.
Par exemple : si vous voulez ajuster l'interligne, mais ne savez pas comment le faire, tapez-le simplement dans le petit champ. Les options d'interligne s'affichent en un clin d'œil.
Cette caractéristique est disponible dans tous les programmes de Microsoft Office 2016 sauf OneNote . Peut-être qu'ils l'incluront dans la prochaine mise à jour, mais pour l'instant, la fonctionnalité rend la maîtrise d'Office plus facile et les tâches plus rapides. Même si, je ne peux pas dire qu'il est revenu parfait lorsque je l'ai essayé avec les commandes obscures d'Office.
Conseil de pro : Alt + Q est le nouveau raccourci clavier que vous devez apprendre maintenant.
Collaborez et co-auteur en temps réel
Si la collaboration n'est pas en temps réel, ce n'est pas une collaboration au sens propre du terme. La collaboration n'était pas en temps réel dans Microsoft Office 2013 (via OneDrive) et elle a souffert lorsque par rapport à Google Drive . Le lien manquant -- co-création en temps réel -- est désormais la fonctionnalité principale de Microsoft Office 2016. Le flux de travail d'équipe est plus productif car vous pouvez désormais voir instantanément ce que font les membres de votre équipe dans un document Microsoft Word ou une présentation PowerPoint.
Remarquez le Partager onglet à l'extrême droite du ruban. Vous serez invité à Enregistrer dans le cloud . Vous pouvez l'enregistrer sur un dossier partagé OneDrive ou un emplacement SharePoint. Invitez d'autres personnes et donnez-leur l'accès pour afficher ou modifier le fichier. Les membres de l'équipe peuvent également ouvrir le document dans le Office en ligne gratuit – ils n'ont pas besoin de la suite bureautique Microsoft Office.
Les co-auteurs reçoivent une invitation par e-mail et dès qu'ils s'inscrivent, vous pouvez voir leurs photos de profil dans le panneau Partager à côté du document. Avec la saisie en temps réel, regardez ce sur quoi les autres travaillent et visualisez leurs modifications au fur et à mesure qu'elles se produisent. Microsoft Office verrouille les modifications afin que vous ne puissiez pas travailler sur la même pièce. C'est une petite fonctionnalité, mais elle est judicieuse lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même document.
Notez également le changement de l'icône Enregistrer en haut à droite.
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Microsoft Office conserve également les versions des modifications précédentes dans la section Historique du menu Fichier. Le blog Microsoft Office explique comment partager en un clic.
Conseil de pro : Avec Microsoft Office 2016, vous pouvez partager un bloc-notes OneNote avec qui tu veux. Ajoutez des documents, des images, des vidéos, des feuilles de calcul ou des e-mails et un bloc-notes peut être un conteneur en un seul clic pour les projets de groupe.
Mieux visualiser les données avec de nouveaux types de graphiques
Microsoft Word, PowerPoint et Excel obtiennent de nouveaux types de graphiques qui aident à visualiser les données brutes avec des diagrammes soignés de manière plus facile. Les données évoluent vers une narration plus riche et vous aurez besoin de tous les outils dont vous avez besoin. Les nouveaux types de graphiques incluent Treemap, Waterfall, Pareto, Histogram, Box and Whisker et Sunburst.
À quel point sont-ils utiles ? Très.
Une instance : un graphique Treemap peut être utilisé pour afficher une vue de haut niveau de vos données. Avec le bon codage couleur, vos yeux peuvent repérer les modèles et les différences proportionnelles entre différents ensembles de données. Vous pouvez facilement obtenir une vue d'ensemble de grands ensembles de données, sans vous perdre dans les éléments individuels déroutants. Par exemple, comparez les densités de population de tous les États américains.
Bien sûr, un graphique ne peut être aussi bon que les données qu'il représente. Mais avec les multiples options de création de graphiques désormais disponibles, Microsoft Office 2016 vous offre davantage de façons de travailler avec les données. Auparavant, un complément supplémentaire aurait effectué une fonction similaire.
Visitez le blog Office pour en savoir plus sur les types de graphiques modernes.
Conseil de pro : Dans Excel 2016, utilisez le Analyse rapide (menu contextuel du clic droit) pour afficher un aperçu du graphique recommandé selon vos données.
Écrire à la main des équations plus rapidement avec les équations à l'encre
Travailler avec des équations mathématiques est désormais plus facile dans Microsoft Word, Excel et PowerPoint. Aller à Insertion > Équation > Équation d'encre . Pour les appareils tactiles, vous pouvez utiliser votre doigt ou un stylet tactile pour écrire des équations mathématiques à la main. Vous pouvez également utiliser la souris dans le Écrivez boîte. Le logiciel Microsoft Office le convertit en texte.
Conseil de pro : L'éditeur d'équations a un Sélectionner et Correct option si Microsoft Office ne reconnaît pas les symboles. Dessinez un chapiteau autour du symbole et choisissez l'une des alternatives proposées.
Accédez à Smart Lookup pour plus d'informations
Mettez un terme en surbrillance et utilisez la recherche intelligente optimisée par Bing dans Microsoft Office 2016 (Insights) pour importer des résultats de recherche à partir du Web. Une barre latérale s'ouvre sur le côté droit des applications avec les résultats de recherche de divers sites Web comme Wikipedia. Vous pouvez faire glisser et déposer les informations dans votre environnement de création.
Conseil de pro : Dans Microsoft Excel, sélectionnez une cellule avec une formule et utilisez Smart Lookup pour comprendre sa fonction avec la description que Bing affiche.
De nouvelles fonctionnalités dans les applications Microsoft Office qui font la différence
Il existe des fonctionnalités spécifiques exclusives aux applications de la suite Microsoft. Voici le petit aperçu.
comment déplacer un fichier d'un ordinateur à un autre
Microsoft Excel 2016
Power Query devient natif
Requête de puissance est un outil de business intelligence disponible en tant que complément dans Microsoft Excel 2013 et 2010. Il fonctionne également avec PowerPivot uniquement dans Microsoft Excel Professional Plus. Avec l'arrivée de Query dans Microsoft Excel 2016, les deux obstacles ont été levés. Accéder à la requête depuis Ruban > Données > Obtenir et transformer > Nouvelle requête .
Avec les améliorations du regroupement temporel dans le tableau croisé dynamique, Microsoft Excel 2016 est désormais au-dessus de toutes les alternatives Excel gratuites pour les tâches de business intelligence. Gavin vous présente un court didacticiel sur l'utilisation des tableaux croisés dynamiques pour l'analyse de données.
Meilleure prévision des données de séries chronologiques
De la prévision linéaire disponible dans les versions antérieures, Microsoft Excel 2016 obtient un bouton en un clic pour la prévision exponentielle d'une série de données. Aller à Ruban > Données > Feuille de prévision .
Le lissage exponentiel de vos données pourrait être meilleur pour l'approximation des tendances par rapport à la régression linéaire.
Visualisations géospatiales intéressantes avec des cartes de puissance 3D
L'outil Power Map s'appelle désormais Cartes 3D et est intégré à Microsoft Excel 2016. Utilisez-le comme un outil de veille économique avancé en visualisant toutes les données géospatiales que vous avez déjà importées dans Excel avec Power Query et combinées avec Power Pivot.
Microsoft PowerPoint 2016
Enregistrez votre écran avec PowerPoint
Enregistrez en toute transparence n'importe quel processus sur votre écran avec un nouvel outil de screencasting dans PowerPoint. Aller à Ruban > Insérer > Enregistrement d'écran . Capturez la partie de votre écran avec de l'audio et insérez-la directement dans votre présentation en un seul clic.
Vous pouvez le styliser avec les nombreux préréglages de style vidéo. Recadrez la vidéo à la taille souhaitée. PowerPoint vous permet également d'enregistrer le fichier vidéo sur votre bureau pour une utilisation en dehors de la suite.
Mieux partager avec la résolution des conflits
C'est une fonctionnalité intéressante qui vous aide à éviter les conflits en observant les modifications apportées par chaque collaborateur - grâce à une comparaison visuelle côte à côte. Choisissez la diapositive avec les modifications que vous souhaitez conserver.
Microsoft Outlook 2016
Lisez d'abord les e-mails importants
Une fonction de gestion intelligente des e-mails apprend le comportement de votre boîte de réception et supprime les messages de faible priorité dans un dossier spécial appelé Désordre . Vous pouvez également les trier manuellement et les revoir plus tard. Désordre a besoin d'un abonnement Office 365 pour fonctionner avec Office 2016.
Pièce jointe plus rapide
Le flux de travail des e-mails est accéléré lorsque la pièce jointe de fichiers fonctionne. Microsoft Outlook 2016 permet de joindre plus facilement les fichiers récemment ouverts à partir du menu.
Vous pouvez également définir des autorisations de fichier sur les fichiers joints. Partagez-les en mode Affichage uniquement ou autorisez les modifications afin que les destinataires puissent travailler ensemble sur des fichiers cloud partagés sur OneDrive, OneDrive Entreprise ou SharePoint. Par défaut, les destinataires ont des autorisations de modification.
La meilleure raison de mettre à niveau - Travaillez n'importe où et n'importe quand
Microsoft a apporté des modifications intelligentes et subtiles avec Office 2016 . Il ne s'agit pas d'un relooking radical par rapport à la version précédente. Pour les utilisateurs occasionnels, les anciennes versions feront le travail aussi bien qu'avant, car un achat autonome de la suite bureautique pourrait être une dépense inutile.
Lorsque vous travailler en équipe alors la mise à niveau vers Office 2016 est plus logique.
D'un outil de productivité individuel, Office 2016 a planté un pied solide dans l'arène du cloud et de la collaboration. Un partage de documents et une co-création plus simples pourraient à eux seuls changer votre idée de la productivité. La co-création est désormais une fonctionnalité des applications de bureau - les applications Microsoft Office liées, Office Online et Office 365 en font un hub de productivité en déplacement.
Pour les équipes, la meilleure offre pourrait être un abonnement Office 365 qui vous offre le forfait bureau, mobile et cloud. Mais vous devez être prêt pour le cloud et le mobile pour profiter des nouvelles améliorations. Avec le modèle d'abonnement, vous bénéficierez des futures mises à jour automatiques qui arriveront. Il y a beaucoup de mises à jour à attendre.
De nouvelles mises à jour telles que GigJam [URL cassée supprimée] pourraient être diffusées dans un proche avenir. Ensuite, il y a d'autres fonctionnalités que je n'ai pas couvertes comme Groupes Outlook qui est disponible avec un compte Office 365 professionnel ou scolaire. Ou Skype for Business qui est utile pour les discussions de groupe.
Besoin d'aide avec Office sur une autre plate-forme ? Consultez notre guide sur comment installer et utiliser Microsoft Office sur Linux .
Crédits image : regarder vers le haut par EDHAR via Shutterstock
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Saikat Basu est rédacteur en chef adjoint pour Internet, Windows et Productivity. Après avoir enlevé la crasse d'un MBA et une longue carrière en marketing de dix ans, il se passionne maintenant pour aider les autres à améliorer leurs compétences en narration. Il cherche la virgule d'Oxford manquante et déteste les mauvaises captures d'écran. Mais les idées de photographie, de Photoshop et de productivité apaisent son âme.
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