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C'est toujours une bonne idée d'avoir une liste de contacts entièrement remplie attachée à votre compte de messagerie. Noms, adresses, numéros de téléphone, comptes de messagerie, anniversaires... alors vous pouvez jeter ces carnets d'adresses en papier défraîchis.
C'est la théorie en tout cas.
Du point de vue de Gmail cependant, il est notoirement difficile de garder les choses propres et organisées. Pour donner du crédit à Gmail là où le mérite est dû, leur nouvelle version de Contacts a fait un bien meilleur travail pour apprivoiser les choses. Avec l'ancienne version, les choses étaient simplement jetées, mélangées et rotées.
Avec la nouvelle version, il est beaucoup plus facile de garder les choses en ordre. Surtout lorsque vous essayez de trouver des entrées en double. C'est génial car lorsque vous avez un smartphone, les listes de contacts Google sont souvent synchronisées. Si votre liste de contacts Web est en désordre, celle de votre téléphone le sera aussi.
Voyons donc ce que nous pouvons faire pour garder notre livre noir numérique propre et bien rangé. Alors peut-être que vous trouverez le numéro de téléphone de ce mec ou de cette fille sexy que vous avez rencontré dans un bar le mois dernier. Fait ' désolé, Google Contacts a mangé votre numéro ' compte comme une excuse valable pour ne pas appeler plus tôt ?
Tout d'abord, passez à la nouvelle version
Étant donné que l'ancienne version de Contacts est toujours utilisée, il serait assez difficile de couvrir les deux versions. Donc, puisque la nouvelle version est beaucoup mieux, je vous recommande de basculer. Vous devez basculer manuellement, car la nouvelle version est toujours techniquement appelée 'aperçu'.
Alors pour vous déplacer, regardez dans la barre latérale de gauche et vous verrez une option qui dit :
Cliquez sur ce petit champion et vous passerez immédiatement à la nouvelle version. L'URL de vos contacts sera désormais https://contacts.google.com/u/0/preview/all. (même si https://www.google.com/contacts y sera automatiquement redirigé également).
Une fois que vous avez importé les adresses e-mail d'autres services de messagerie Web, vous pouvez alors commencer le nettoyage de printemps.
Désactiver la saisie semi-automatique de la liste de contacts
La première chose que vous devez faire est de désactiver la saisie semi-automatique dans Gmail Paramètres . Accédez à Gmail et cliquez sur la roue dentée. Aller à Paramètres > Général > Créer des contacts pour la saisie semi-automatique .
Cette fonctionnalité (lorsqu'elle est activée) mettra chaque adresse e-mail que vous recevez dans votre carnet d'adresses. Cela rendra rapidement vos contacts un désordre absolu. Il est donc préférable d'activer « Je vais ajouter des contacts moi-même ». sauvegarder et retournez à votre page de contacts.
Trouvez les doublons et fusionnez-les
L'étape suivante consiste à trouver les doublons, et c'est là que brille la nouvelle version de Contacts. Dans l'ancienne version, vous deviez les chercher vous-même. Dans la nouvelle version, les doublons sont automatiquement détectés et il vous est demandé si vous souhaitez les fusionner. Vous pouvez soit examiner et fusionner chacun individuellement, soit faire confiance à Google et cliquer sur ' Tout fusionner '.
Tout de suite, vous remarquerez un énorme amélioration de votre liste de contacts. Plus de cinq versions de ta mère. Maintenant, elle est bien rangée dans une seule entrée.
Supprimer la merde
OK, voici l'une des parties fastidieuses. Vous devez maintenant parcourir la liste restante et supprimer toutes les conneries. Nous parlons d'adresses de spam, comme dans le spam de type Viagra et aussi de personnes dont vous n'avez pas demandé à entendre (je vous regarde, directeur de banque nigérian avec un client mort d'une valeur de 50 000 milliards de dollars), des personnes que vous n'avez plus communiquez avec, les adresses e-mail que vous utilisez pour envoyer des contacts vers des applications Web (en supposant que vous ne les utilisiez pas bien sûr).....essentiellement tout ce qui fait que votre liste ressemble à une décharge numérique.
Selon la taille de votre liste de contacts, cela peut prendre de quelques minutes à 30 minutes. Soyez impitoyable. Prune! Couper! Sabrer!. Pensez à vous-même 'est-ce que je vraiment besoin d'avoir cette adresse e-mail encombrant ma liste ?'. J'ai réussi à faire passer ma liste d'un peu moins de 500 à un peu moins de 100. C'était en fait assez libérateur. Google dit que la limite supérieure est de 25 000 contacts, mais allez, qui, sensé, a 25 000 contacts légitimes ?
Parcourir ma liste de contacts téléphoniques est maintenant l'équivalent numérique d'obtenir la pièce exacte que vous voulez dans Tetris. En d'autres termes, parfait !
Exclure les abonnés Google Plus de votre liste
Google Plus est probablement l'une des choses les plus insidieuses que Google ait jamais inventées. Mon appréciation initiale pour cela a très vite tourné au vinaigre lorsque Google a décidé de pousser Plus dans tous les coins et recoins d'un produit Google. Heureusement, ils annulent maintenant cela, mais le mémo ne semble pas avoir atteint l'équipe Gmail, car votre liste de contacts contient vos abonnés Plus (en supposant que le paramètre soit activé).
Ce qui est encore pire, c'est que le ' Rechercher des doublons ' ne compte pas un abonné Plus comme doublon, s'il figure déjà dans votre liste de contacts.
Pour illustrer cela, voici notre rédacteur en chef, Ryan Dube, dans ma liste de contacts. Le premier est son entrée propre et le second (sans la photo) est son entrée Plus. Deux entrées distinctes, mais selon Contacts, je n'ai pas de doublons.
Donc, dans l'intérêt de la productivité, de l'ordre, de la brièveté, quel que soit le nom que vous voulez lui donner, excluez les « Cercles » de Plus. Google Plus est un animal mourant de toute façon. A quoi ça sert dans votre carnet d'adresses ?
Remplissez tous les champs pour chaque contact
Maintenant que vous avez fusionné les doublons, supprimé les conneries et supprimé Google Plus, il est temps de travailler sur chaque contact restant. Ce sera la partie la plus longue et demandera le plus de dévouement. Il sera tentant de couper les coins ronds et de sauter certaines étapes, juste pour le terminer. Mais persévérez. Vous l'apprécierez plus tard. Prenez un café, mettez de la bonne musique et accroupissez-vous pour le long terme.
Double-cliquez sur un contact pour l'ouvrir et cliquez sur le crayon dans le coin supérieur droit pour le modifier. Maintenant, il est plus que probable que certains champs seront complètement en désordre, tandis que d'autres seront totalement vides.
De plus, comme vous pouvez le voir sur l'une des captures d'écran de la section précédente, vous pouvez définir un code de pays pour les numéros de téléphone. Si vos numéros dans vos contacts proviennent tous ou principalement d'un pays, vous pouvez définir le code du pays et Google l'insérera automatiquement pour vous. L'inconvénient bien sûr, c'est quand vous avez un numéro d'un autre pays. Soudain, les choses commencent à dégénérer et ces chiffres devront être corrigés.
Où vous voyez des champs vous invitant à ' Ajouter un..... ' , double-cliquez dessus et commencez à taper. Si vous faites défiler vers le bas de la boîte, vous verrez un lien appelé ' Afficher tous les champs '. Si vous cliquez dessus, vous n'avez soudain que l'embarras du choix, notamment en ajoutant comment prononcer le nom. Vous pouvez même créer des champs personnalisés, si vous souhaitez préciser si un contact préfère les boxers ou les slips.
Enfin, si le contact est très important pour vous, vous avez la possibilité de marquez-les d'une étoile jaune , tout comme Gmail.
Nettoyer le nom et l'adresse du contact
Prenez un ou deux Red Bull pour maintenir cette énergie qui faiblit, car nous avons presque terminé. Les parties les plus difficiles sont passées et nous sommes maintenant sur la dernière ligne droite.
Lorsque vous parcourez chaque contact, assurez-vous que le nom complet du contact est saisi correctement ainsi que son adresse complète. En plus de pouvoir appeler immédiatement la bonne personne lors de la rédaction d'un e-mail, le fait de remplir correctement le profil fait de Google Maps un plaisir absolu à utiliser.
comment changer de compte par défaut sur gmail
Si vous êtes sur la route et que vous avez besoin d'un itinéraire vers l'emplacement d'un contact, saisissez simplement son nom dans Maps, et le nom de vos contacts apparaîtra avec l'adresse complète. Cliquez dessus et la carte zoomera sur leur emplacement, où vous pourrez ensuite demander des directions. Qui a besoin d'un GPS cher quand vous avez Google Maps sur un plan de données ?
Apparemment, il y a 8 500 km entre chez moi et chez Saikat. Si je commence à marcher maintenant, j'y serai, via une route panoramique à travers l'Afghanistan, dans 72 jours. C'est faisable.
Créer des groupes pour catégoriser les contacts
Pour être vraiment super organisé, vous pouvez affecter chaque contact à un groupe. Cliquez ' Nouveau groupe ' pour en créer un nouveau. L'ajout de contacts à un groupe est simple. Descendez dans la liste de contacts, passez la souris sur les contacts souhaités et cliquez sur la case à cocher sur le côté gauche.
Cela fait immédiatement apparaître une barre bleue en haut de l'écran, avec plusieurs options. L'un d'eux est d'ajouter à un groupe ou de changer de groupe. En cliquant dessus, vous obtenez une liste des groupes. Cliquez sur le groupe que vous voulez et le contact y sera envoyé.
Vous pouvez maintenant cliquer sur chaque groupe dans la barre latérale gauche et voir tous les contacts qui y sont affectés.
Faire une sauvegarde
Après tout ce travail acharné, vous devez faire une sauvegarde de tout, au cas où Google Contacts ferait faillite. Peut-être qu'ils auront un problème de leur côté, ou peut-être que vous le gâcherez de votre côté. Quoi qu'il en soit, avoir une sauvegarde résout tous les problèmes, et ce n'est pas du tout difficile. Vous devez juste vous rappeler de mettre à jour la sauvegarde régulièrement.
Dans la barre latérale de gauche se trouve une option appelée ' Suite '. Développez cela et vous verrez ' Exportation '. C'est votre option de sauvegarde. Mais lorsque vous cliquez sur ' Exportation ', vous verrez ceci.
N'oubliez pas qu'il s'agit d'une version préliminaire de Contacts et que le film à bulles n'a pas encore été entièrement retiré. Donc, pour le moment, vous devez revenir à l'ancienne version de Contacts pour exporter votre liste. Ne vous inquiétez pas, lorsque vous reviendrez à la nouvelle version, tout sera exactement comme vous l'avez laissé.
Ainsi, dans l'ancienne version de Contacts, regardez en haut de l'écran et le ' Suite ' menu. Déposez-le et choisissez « Exporter ».
Ensuite, vous obtiendrez quelques options. Choisissez ce que vous voulez, en fonction de vos besoins, puis cliquez sur le ' Exportation ' bouton. Vous obtiendrez alors le fichier demandé téléchargé sur votre ordinateur.
Utiliser les scripts IFTTT et Zapier
A partir de maintenant, l'objectif est l'automatisation, l'automatisation, l'automatisation. Gardez vos contacts en forme et sauvegardés avec le moins d'effort possible de votre part.
C'est ici que IFTTT et Zapier Vous connaissez tous ces services Web, qui vous permettent d'automatiser gratuitement de nombreux aspects de votre vie en ligne. À mon avis, IFTTT est le plus facile à utiliser, mais ce n'est que moi.
Soyez cependant prudent avec certains de ces scripts. La sauvegarde sur des feuilles de calcul peut générer BEAUCOUP de doublons, et marquer de nouveaux contacts dans votre calendrier Google est une recette pour un désastre. Soyez donc très sélectif dans ceux que vous choisissez.
« Bonjour, j'ai nettoyé mon carnet d'adresses et trouvé votre numéro ! Libre ce soir?'
Si vous suivez les conseils ci-dessus et restez au courant, vous obtiendrez une liste de contacts beaucoup plus améliorée.
Pour en savoir plus sur l'amélioration de vos contacts, consultez les meilleures applications pour synchroniser des photos Facebook avec des contacts Android .
Crédits image : xkcd : paradis . Autres images sans attribution avec l'aimable autorisation de Pixabay.
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Mark O'Neill est un journaliste indépendant et bibliophile, qui publie des articles depuis 1989. Pendant 6 ans, il a été rédacteur en chef de MakeUseOf. Maintenant, il écrit, boit trop de thé, fait un bras de fer avec son chien et écrit encore.
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